6.1. Экспертиза ценности документов

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную для науки и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов-определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью «отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со спожной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подраздепений, подчиненных или подведомственных учреждений. Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в «Основных правилах работы ведомственных архивов». Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.

В состав ЦЭК входит также представитель учреждения государственной архивной службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.

Из основных задач экспертной комиссии выделим:

♦ рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

♦ организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

♦ рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.

Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их натри группы:

♦ основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;

♦ оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;

♦ документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются дпянаведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится долговременно (75 лет).

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д. Если по какой-либо причине подлинники отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, его также следует оставить на хранение.

Поглощенные документы хранятся тогда, когда их содержание не 11ашло должного отражения в сводных документах.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней;

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;

Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Кроме того, коммерческие организации могут воспользоваться вышедшим в 1996 г. справочным пособием «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)»68.

Конечно, типовые перечни не могут полно охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, им следует воспользоваться при проведении экспертизы в первую очередь и только при его отсутствии обратиться к типовым перечням.

В последние годы вышло два новых перечня: «Перечень документов, образующихся вдеятельности Центрального банка Российской Федерации с указанием сроков хранения» (1994 г.) и «Перечень документов со сроками хранения, образующихся вдеятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы» (1995 г.).

В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Например, исчисление срока хранения дела, законченного делопроизводством в 1993 г., исчисляется с 1 января 1994 г. Следовательно, наряды на поставку и отгрузку готовой продукции за 1993 г., имеющие срок хранения З г, могут быть отобраны к уничтожению в 1997 г.

Наряду с перечнями при проведении экспертизы можно использовать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.

Экспертизу ценности документов нельзя проводить только по заголовкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов.

Необходим анализ фактического содержания имеющихся в деле документов, что осуществляется путем полистного просмотра дел.

Если при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения в нем значительное количество документов временного хранения, дело переформируется и документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения.

Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, в деле документы годичного, трехгодичного и пятилетнего хранения — все дело хранится пять лет.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:

■ постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

■ длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

■ временного хранения(до 10 лет);

■ подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована.

Смотрите так же:  Федеральный закон о наследии

Акт рассматривается и одобряется на заседании ЦЭК (ЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет ; право уничтожить дела, включенные в акт.

При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

По утвержденным актам дела с истекшими сроками хранения сдаются в конторы вторсырья. Сдача документов оформляется приемо-сда-1 точными накладными, в которых указывается количество сданных дел и их вес. Накладная и акт о выделении дел к уничтожению подшиваются в дело и хранятся в архиве учреждения.

В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется и их уничтожение проводится только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий [ период и их утверждения руководителем данной организации. «Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет. »

Этапы экспертизы ценности документов

Для любой серьёзной государственной или частной фирмы правильность ведения документации имеет огромное значение, потому что при выявлении каких-либо нарушений контролирующими органами к ответственным должностным лицам могут быть применены разного рода санкции.

Для избежания последствий делопроизводители фирм и организаций постоянно следят за документооборотом, наполняемостью различных номенклатурных дел, а также за своевременностью написания и отправки ответов на различные запросы от юридических и физических лиц.

Проведение экспертизы ценности документов

В любой крупной организации есть свой архив. Ежегодно делопроизводители и сотрудники архивной службы организовывают проведение экспертизы ценности документов. Стоит уточнить, что ценность — это показатель важности бумаг для организации или общества. Анализ ценности их проводится комиссией ежегодно.

Он имеет несколько задач:

  1. определение необходимости передачи дела в архив;
  2. уничтожение архивных данных, срок хранения которых уже истек.

Для того, чтобы понять, есть ли необходимость передавать данные в архив, определяется срок их хранения.

Исходя из этого комиссия может принять такие варианты решений:

  1. дела постоянного или временного хранения передаются в архив;
  2. оставить документ (дело) временного (до 10 лет) хранения в отделе, где он (оно) находилось на момент экспертизы.

Как проходит экспертиза?

Отметим, что это довольно длительный, сложный и ответственный процесс. В каждом деле членам комиссии необходимо изучит каждый листик, причем желательно не только заглавие, а и суть дела. Почему?

Приведем пример. Например, перед нами дело о социальном сопровождении семьи из центра социальных служб для семьи, детей и молодежи. Там может быть, кроме общей информации, официальное письмо, например, в адрес облэнерго с просьбой сделать реструктуризацию задолженности за электроэнергию. А в другом деле находится, к примеру, обращение в прокуратуру по вопросу квартирных махинаций. А название бумаг будет одинаковое: «Про семью . «.

Проведение экспертизы ценности документов завершается составлением акта- описи, в котором указываются все принятые решения, то есть какие дела необходимо изъять из архивного фонда и уничтожить, а какие сдать в архив или оставить на хранение в подразделении.

Безусловно, порядок проведения экспертизы изложен в нормативных актах и не может быть нарушен должностными лицами предприятий, фирм или организаций. Конечно же, это очень ответственный этап работы и к его проведению необходимо всегда подходить со всей серьезностью.

Экспертиза ценности документов

Определение ценности и сроков хранения – основная задача, которая стоит перед руководством организации. Экспертиза ценности документов может проводиться в делопроизводстве и архиве – наши услуги пригодятся как в первом, так и во втором случае. Имеющийся комплекс документов затрагивает всю структуру организации – никаких исключений, чтобы потом не пришлось говорить о частично выполненной работе. Проведение работ в обязательном порядке должно отвечать всем требованиям, иначе задуманное будет сложно реализовать без недочетов.

Виды экспертизы документов

Экспертиза ценности документов делопроизводства

Экспертиза ценности документов в архиве

Стоимость проведения экспертизы

Важно учитывать, что стоимость экспертизы ценности документов зависит от количества предоставленных объектов, а также от особенностей конкретного заказа. Оправданные цены формирует ООО «Фирма «АРТ», которая ориентируется на интересы клиентов.

Оставьте заявку сейчас и получите выгодное предложение

Как мы работаем?

Заявка или звонок

Когда и кому обязательно проводить экспертизу ценности документов?

Проведение экспертизы ценности документов обязательно для многих организаций и физических лиц, хранящих личные документы.

Процедуру заказывают в таких случаях:

  • необходимость отбора ценных документов на государственное хранение, а также определение их профиля;
  • выяснение сроков нахождения документации в архиве;
  • опись дел постоянного и временного хранения;
  • заключение на номенклатуры, описи и прием;
  • составление актов уничтожения документации;
  • замена утраченных дел идентичными.

Основные этапы экспертизы ценности

Экспертиза ценности предусматривает подготовку и формирование документов, их изучение, удаление дубликатов и черновиков, проверку дел, разделение на группы в зависимости от сроков хранения, составление соответствующих заключений и заверение подписью руководителя. Заказать эти услуги можно в ООО «Фирма «АРТ», в штате которой только опытные и высококвалифицированные специалисты.

Создание экспертной комиссии

Создание экспертной комиссии. Экспертизу ценности документов осуществляет отдельная комиссия, в состав которой входят представители заказчика (архивариусы, деловоды, сотрудники библиотеки или технического архива), а также специалисты нашей компании.

Председателем такой комиссии назначается представитель руководства фирмы или организации, организовывающий и контролирующий делопроизводство. В составе этого органа должно быть нечетное число членов, решения в нем принимаются простым большинством, заседания назначаются с периодичностью не реже, чем два раза в год по заранее согласованному плану.

Проверка состояния документов по описям

Проверка состояния документов по описям. Проводится сверка реквизитов каждого документа с их информативным наполнением, визуально определяется физическое состояние бумаг, полученные данные вносятся в проверочный лист.

Эта процедура проводится не реже, чем один раз в 5 лет. В то же время при необходимости, когда нужно массово переместить дела в другое здание или помещение, а также в случае смены руководителя проводятся внеочередные проверки. При этом не допускается вносить в опись неучтенных источников информации или делать какие-либо исправления и пометки в бумагах.

Составление номенклатуры дел

Составление номенклатуры дел – организационного документа, в котором указывается перечень заголовков документов, внутренний индекс, срок хранения, количество и прочие реквизиты. В дальнейшем номенклатура дел заверяется подписью лиц, ответственных за хранение документации.

В ходе этой работы выполняются следующие мероприятия:

  • экспертиза ценности документов в зависимости от их назначения;
  • правильное оформление заголовков, отражающих основное содержание и структуру соответствующей информации;
  • определение статуса переходящих или подлежащих списанию и уничтожению бумаг;
  • формирование томов для хранения длительный срок или не более 3 лет с передачей их в архив учреждения.

Сортировка документов в результате экспертизы – уничтожение или хранение

Сортировка документов в результате экспертизы. В зависимости от состояния, степени важности и сроков хранения, документы разделяют на две категории – для длительного хранения и уничтожения. По результатам работы составляется отчет, в котором приводится актуальный перечень содержимого архива.

Далее процедура выглядит следующим образом:

  • составляется акт на уничтожение тех документов, что имеют истекший срок хранения и не представляют особой ценности для предприятия;
  • акт в обязательном порядке согласовывается с экспертной комиссией, по результатам заседания которой составляется протокол;
  • этот документ утверждается руководителем организации, и только затем определяется порядок уничтожения бумаг.

Почему стоит обратиться в нашу компанию?

Без экспертизы ценности уничтожение документов запрещено. В ООО «Фирма «АРТ» разработана специальная схема с разделением требуемых работ на этапы, что позволяет добиваться поистине впечатляющих результатов – все наши сотрудники оперативно справляются с поставленными целями, в чем и нуждается любой заказчик. Правильная организация процесса необходима для того, чтобы передача сведений в муниципальный или государственный архив прошла без каких-либо проблем.

Всё еще храните горы документов и думаете над дальнейшим расширением помещений для их размещения? Пора прекратить заниматься нецелесообразным растрачиванием времени и финансовых средств – «Фирма «АРТ» поможет в этом без существенного удара по бюджету!

Смотрите так же:  Трудовий стаж обчислення

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов. 1

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

  • в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
  • в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. 2

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

  • действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
  • типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
  • нормативно-методических документов Федерального архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела. 3

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации. 4

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

  • отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
  • отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
  • выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. 5

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. 6

Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. 7

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. 8

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (формы данных видов документов приводятся в приложениях 1, 2, 3 и 4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты. 9

В организации, не сдающей свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающей вопросы хранения и уничтожения дел, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и проводится их уничтожение, но только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. 10

Порядок проведения экспертизы ценности документов изложен в следующих документах:

  • Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. – Глава 2;
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Раздел 3.5.3;
  • Государственная система документационного обеспечения управления, одобренная коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.4.1.

Дополнительная информация:

  • организация хранения документов;
  • номенклатура дел;
  • формирование дел;
  • оформление дел;
  • составление и оформление архивных описей дел;
  • экспертная комиссия (центральная экспертная комиссия);
  • порядок передачи дел в архив организации.

_____
1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ. 2014-03-01. — М.: ФГУП «Стандартинформ», 2014. — Пункт 39.
2 Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Раздел 2.2.
3 Там же. – Раздел 2.1.
4-8 Там же. – Раздел 2.3.
9 Там же. – Раздел 2.4.
10 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство «ТЕРМИКА», 2014 г. – 288 с.

Экспертиза ценности документов

  • История делопроизводства
  • Инструкция по делопроизводству
  • Должностная инструкция
  • Адресат и адресование документа
  • Согласование документа
  • Подпись

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

После завершения хранения документов в делопроизводстве проводится их оценка и ряд организационных и технических работ по подготовке документов к дальнейшему хранению и использованию. В состав этих работ входят:

  • экспертиза ценности документов для определения возможности их дальнейшего практического и научного использования;
  • оформление дел, подлежащих дальнейшему (архивному) хранению;
  • составление описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;
  • передача дел в архив организации;
  • уничтожение документов с истекшими сроками хранения, не представляющих практической или научной ценности.

Для федеральных органов исполнительной власти установлен срок хранения документов по месту их создания. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Ценность документов как для каждой конкретной организации, так и для государства в целом неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какого-то конкретного задания или процедуры. Такая информация носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. По этой причине и установлен пятилетний срок хранения для всех видов переписки. Однако часть документов сохраняет свое значение на длительный (или постоянный) срок, так как содержит информацию, которая может быть использована ретроспективно уже не только для практической деятельности, но и для научных целей. Документы, которые содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата, деятельности юридических лиц и др., могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.

Поэтому назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения, а также отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени содержащаяся в них информация обладает практической или научной ценностью.

Экспертиза ценности проводится в несколько этапов — в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах. Первым этапом экспертизы является оценка и отбор документов на стадии, когда заканчивается их хранение в делопроизводстве и предстоит передача документов в архив. В федеральных органах исполнительной власти экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) под методическим руководством архива.

В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

  • действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу:
  • типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения — нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела;
  • номенклатуры дел.
Смотрите так же:  Претензия по выплате компенсации

Одним из основных критериев ценности документов является значение содержащейся в них информации, которая зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации.

Управленческие документы можно разделить на несколько групп:

  • документы, отражающие основную деятельность учреждения или организации в целом, а также их структурных подразделений. В эту группу в основном входят организационно-распорядительные документы, многие из них имеют постоянный срок хранения:
  • документы, играющие вспомогательную роль, которые нужны для оперативной деятельности или используются в справочных целях. Это прежде всего документы оперативной и бухгалтерской отчетности. Такие документы хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет:
  • документы по личному составу могут храниться в течение нескольких десятилетий (некоторые хранятся постоянно); 75 лег должны храниться приказы о приеме, переводах, увольнении, трудовые договоры, личные карточки работников, лицевые счета. личные дела работников.

Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет их подлинность. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформленными и обладать бесспорной юридической силой. В исключительных случаях (например, при утрате подлинников) на хранение передаются копии документов. В этом случае каждый документ должен быть заверен в установленном порядке.

Копия передается на хранение (может быть приложена к подлиннику) и в случаях, когда подлинный экземпляр документа плохо сохранился.

Проведение экспертизы ценности документов. Экспертные комиссии

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертная комиссия

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В органах исполнительной власти, крупных учреждениях и организациях помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК создается и в структурах, имеющих подведомственную сеть организаций. В этих случаях экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует деятельность ЭК. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и ЭК являются совещательными органами. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому экспертные комиссии должны с ними согласовывать многие свои решения. Например, если в перечне документов сроки хранения обозначены отметкой «ЭПК», окончательное решение о сроках хранения и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочные комиссии.

ЭК организации формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает 3-5 наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа. В небольших организациях или компаниях в состав экспертной комиссии входит секретарь руководителя или руководитель секретариата.

Общий порядок организации работы экспертных комиссий определен Основными правилами работы архивов организаций, Примерным положением о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) (1995 г.). Примерное положение об ЭК см. приложение 9.

На основе Примерного положения должно разрабатываться индивидуальное положение об экспертной комиссии конкретной организации, предприятия. Индивидуальное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

Положение об экспертной комиссии состоит из разделов. Текст каждого раздела делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Положение определяет цель создания экспертной комиссии, ее статус как совещательного органа при руководителе организации, порядок формирования и назначения персонального состава комиссии, ее председателя и секретаря.

Положение должно содержать перечень правовых и нормативных актов и нормативно-методических документов, которыми комиссия руководствуется в своей работе. В перечень включают законы и другие правовые акты по архивному делу, указания органа управления архивным делом Российской Федерации (Росархива) или органов управления архивным делом субъектов РФ, Основные правила работы архивов организаций, другие нормативно-методические документы, разработанные архивными органами, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

В задачи экспертной комиссии входит:

  • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
  • организация и проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;
  • организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций главными функциями экспертных комиссий являются :

  • организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
  • рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):
    • проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
    • описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;
    • описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы (Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения.);
    • актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
  • подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;
  • участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.

Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль над формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.

Для выполнения своих функций экспертная комиссия наделяется определенными правами» которые также закрепляются в положении.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях» которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости (как правило, 1-2 раза в год).

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии, зафиксированные в протоколе, вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Другие публикации:

  • Льготы для инвалидов 2 группы по оплате коммунальных услуг Как и в каком размере предоставляются льготы по оплате коммунальных услуг для инвалидов Часто в жизни люди оказываются в сложных ситуациях из-за проблем со своим здоровьем или здоровьем своих близких. Многие теряются, не знают, кто и как […]
  • Как оформить повышение квалификации в другом городе Повышение квалификации работника в другом городе Уважаемые коллеги, может у кого-то был опыт направления сотрудника в другой город для повышения квалификации. Вопрос вот в чем: отправляем инженера в Москву, заключаем с ней дополнительный […]
  • Льготы педагогам в городе Льготы учителям Многих интересует, какие льготы у учителей на сегодняшний день, и почему именно учителям они предоставляются. Профессия педагога очень ответственная и требующая большого количества затрат – как временных, так и […]
  • Средняя пенсия по коми Минимальная пенсия в Республике Коми Минимальная пенсия в Республике Коми в 2019 году В Республике Коми в 2019 не работающим пенсионерам полагается доплата к пенсии до 10742 руб. Размер регионального прожиточного минимума пенсионера […]
  • Приказ 10 25 мвд Приказ МВД РФ от 23 апреля 2012 г. N 348 "Об утверждении Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче гражданину Российской Федерации лицензии на […]
  • Стаж пилота это Когда и с какими почестями уходят на пенсию пилоты Вопрос интересный, пенсионный возраст увеличивают, работать надо больше, но есть профессии, на которые это не действует. Профессии с выслугой лет, например пилоты. Сколько нужно лет […]
Для чего нужна экспертиза ценности документов