Выполнение разного рода работ в строительстве, особенно в части возведения зданий, как правило, требует составления сметы, как одного из аспектов эффективного управления проектом. И происходит это еще до начала работ, после завершения проектирования. Смета проекта — это расчёт (план) предстоящих доходов и расходов на осуществление какой-либо деятельности. В независимости от сложности объекта, смета проекта просто необходима при финансировании, например, из бюджета. В этом случае, она еще и утверждена в законодательном порядке. Получить разрешение на строительство, как в прочем и деньги, в этом случае, не имея на руках сметной документации, невозможно.

Деньги, как говорится, любят счет. Кроме того их наличие, главным образом, определяет возможность приступить к выполнению работ. Определиться с бюджетом и соответственно спланировать финансовые расходы нам и поможет смета проекта.

Сметный расчет требуется не только для заказчика проекта. Он может представлять определенный интерес и для поставщиков. Ведь, помимо расходов смета содержит и количество необходимых материалов. Сметный расчет во многом определяет будущее качество проекта в целом.

Чтобы избежать убытков, понадобится, как можно точнее определять величину затрат и не забыть про непредвиденные расходы. Даже эти траты следует учесть заранее. В конечном итоге, убытки могут привести не просто к выходу из рамок рассчитанного бюджета, но и к приостановлению работ, невозможности их продолжить и даже к банкротству, то есть жизненный цикл проекта во многом зависит от составления сметы.

Таким образом, смета необходима не только для того, чтобы приступить к выполнению работ. Лучше сверяться с ней на протяжении осуществления проекта постоянно. Это позволит эффективно расходовать средства, отследить возможные изменения и, при необходимости, скорректировать бюджет.

Минимизация затрат может понадобиться не только на начальном этапе. В связи с появлением, например, непредвиденных расходов, может понадобиться оптимизация расходов и в процессе возведения объекта. Все это говорит о том, что очень важно, чтобы в команду проекта входили только высококвалифицированные специалисты, причем не только строители, но и сметчики и так далее.

Смета проекта «для чайников»

Как правильно рассчитывать часы проекта?

Всем, доброго дня! Мы небольшая региональная компания. Организовались мы чуть более года назад. Сели в маленький офис, теперь расширились, набрали людей. Но есть одна проблема: весь этот год мы работаем в холостую.

У нас есть хорошие заказчики, наш Rate 1000/час, весь этот год мы изучали CMS, принимали решения какую использовать в своей компании, которая давала бы нам скорость разработки, масштабирование, качество, удовлетворяла бы заказчиков, наконец пришли к выводу, что надо садиться на Битрикс (при всех его сюрпризах).

В конечном итоге мы пришли к выводу, что работаем в холостую, так как неправильно рассчитываем время проекта в части программирования, на конференциях этого нам не рассказывают, в интернете конкретики нет. Хотелось бы спросить более опытных коллег, как происходит этот процесс на примере самого простого сайта?

Как происходит процесс расчета технической части? Он приблизителен или необходимо всегда до часа рассчитать, и разработчик обязан уложиться? Входит ли тестирование в оплаченные заказчиком часы? Какие коэффициенты закладываются и оплачивает ли их заказчик или же это кладется на плечи студии? Как срок течения проекта должен отличаться от «чистых» часов, которые рассчитываются в ТЗ?

Понимаю, что в 2-х словах не расскажешь, но хотя бы приблизительно. Заранее всем спасибо!

Артём Федоревич, «Дюк&Ко»

Лучшие ответы недели

Майк Монтейро в книге «Дизайн — это работа» пишет: «Есть формулы, которые якобы помогают определить цену проекта. Они предлагают сложить свои расходы, арендную плату, коммунальные услуги и прочее, а затем добавить сумму желаемой прибыли. Проблема большинства этих формул в том, что они рассчитывают, как едва прикрыть свою задницу».

Есть 2 способа решить вашу задачу: либеральный и радикальный.

Либеральный способ направлен на снижение возможных рисков: внедрите этап проектирования, результатом которого станет составление подробного технического задания (для вас) и прототипов с пояснениями, как что работает (для клиента). Договоритесь о взносе страховой части и о расчете окончательной суммы по факту (помогут CRM учета рабочего времени).

Радикальный способ: перейдите к гибкой модели разработки, при которой проект поделен на итерации, по каждой из которой четко зафиксированы временной интервал и стоимость . Fix time fix money flex scope.

Если говорить о высоком ценовом сегменте, то проекты должны оцениваться экспертами, неоднократно решавшими такие задачи, индивидуально. В небольшой компании это, скорее всего, основатель бизнеса. Эксперт способен увидеть «подводные камни» и правильно спрогнозировать время выполнения задач (с адекватным запасом часов).В идеале, оценок должно быть несколько, чтобы мнения разных экспертов свести к «общему знаменателю».

Проекты в нижнем ценовом сегменте нельзя оценивать индивидуально, иначе можно потонуть в бесконечной череде безрезультативных мнений. Действуйте иначе: — заранее подготовьте необходимый функционал; — составьте подробное стандартное ТЗ и назначьте фиксированную цену за проект, включающую минимальный объем доработок типового функционала; — организуйте процесс работы с клиентом так, чтобы существенная часть его желаний либо удовлетворялась предусмотренным функционалом системы, либо корректно отклонялась. Тестирование и управление проектом обязательно закладываются в цену.

Проблему стоит искать не столько в расчете необходимых часов для разработки, а в самом бизнес-планировании деятельности. Отличный материал на эту тему уже есть на портале http://www.cmsmagazine.ru/library/items/management/skolko-stoit-chas-raboty-programmista/, поэтому перейдем к ответам:

  1. Проекты можно условно разбить на несколько групп: простые, средней сложности и сложные (эксклюзивные). Строим матрицу — визитки, лендинги, каталоги, магазины, а на пересечении — стоимость часа разработки. Первоначальное создание матрицы займет некоторое время, но дальнейшая оценка будет более простой и наглядной.
  2. Отклонения в расчетах возможны, но это заранее оговаривается в контракте. Наценки возможны за срочность (задействовано больше разработчиков, работа в выходные дни).
  3. Время на тесты закладывается изначально при разработке, заказчик получает готовый продукт (и да, он может протестировать его функционал дополнительно и указать на несоответствие ТЗ, что потребует доработок).
  4. Старайтесь разбить каждый проект на несколько этапов. Это позволит быстро выявлять слабые места и контролировать ход процессов. Помните — у любого задания есть ответственный и дедлайн, и чем раньше менеджер проекта заметит проблему, тем лучше.

Мнение редактора проекта «Простые ответы»

Вопрос оказался настолько широким, что я впервые за весь проект испытал сложности с выбором ответов для «Топ-3». Приношу за это извинения и предлагаю проследовать в шорт-лист — там тоже есть очень хорошие идеи.

Ответы (шорт-лист)

Предварительный расчёт [времени на сайт] основывается на опыте создания «похожего» и субъективной оценке факторов, способных изменить время «по опыту». Рекомендую учитывать следующие факторы:

  • Насколько чётко поставлена задача? Если есть пробелы, не определены ожидания/требования/критерии оценки, заказчик говорит «сделайте сайт, вы же профи», прибавьте 30% к времени «по опыту». На деле изменение задачи может повлечь гораздо более серьёзные изменения, поэтому старайтесь уточнить требования.
  • Качества разработчика: способен ли решать сложные задачи, перестраиваться, работать под давлением. Если есть слабые места, риск проблем и увеличения срока, весьма существенный. Прибавьте

Первый пункт — больше ответственность заказчика, и за это можно смело брать деньги, а второй пункт — на ваше усмотрение.

Тестирование входит в оплаченные часы, конечно: это работа, которую должен выполнить специалист, чтобы сайт работал.

Срок реализации проекта по нашему опыту — 200-400% от чистых часов.

При расчёте всегда надо стремиться к точности, но «до часа» рассчитать не получается — в работе всегда появляются нюансы даже при подробном ТЗ. Разработчик может сделать более сложную задачу заметно быстрее расчётного времени, а с простой закопаться, например, в тонкости документации партнёра, которым необходимо интегрироваться, чтение форумов и общение с поддержкой. Поэтому стараемся распланировать до часа, но понимаем, что сходиться оно должно не по каждой задаче, а в сумме. Тестирование обязательно входит. И тестированием должен заниматься отдельный человек —программисты не видят свои ошибки. Коэффициенты закладываются изначально в часы и таким образом заказчик их оплачивает. Срок течения проекта, по-хорошему, должен отличаться от «чистых» часов временем, отведённым на переговоры с заказчиком (уточнения в ТЗ, пожелания, дополнения и доработки) и с другими вовлечёнными сторонами (провайдеры GeoIP, соц. сети, платёжные системы. с кем там ещё приходится интегрироваться по ходу проекта).

Рассчитывать нужно не часы, а степень готовности проекта от минимума до максимума при работе сразу пары человек, например, дизайнер и технолог. Изучай цель и срок, важный для клиента, отсюда появятся решаемые задачи. Используйте принцип FFF = FixTime, FixBudget and FlexScope. Т.е. уложиться в срок с изменением функционала (часто деградация дизайна не как оформления, а как решения задачи). Это может звучать «дико» для заказчиков, как это так мы планировали одно, а сделали чуть иначе или недовыполнили. Здесь помогают недельные итерации и метод прогрессивного jpeg-а. Т.е. после каждой итерации проект готов (работает, можно запускать в эксплуатацию) на n% от количества итерация, меняется только степень «прожарки» всего проекта сразу (улучшения, повышения конверсии). Вначале слабая детализация качества проекта и последующее улучшение, но проект уже работает и это позволяет развивать его постепенно и оценивать точно по срокам.

В двух словах на самом деле тяжело рассказать, но тезисно можно. Главное — оценку должен производить не сам разработчик, а тимлид или архитектор, потому что необходимо учесть следующие важные факторы: 1 — Опыт — самый основной фактор при оценке, причем учитывается опыт собственной разработки, с поправочными коэффициентами людей, которые предположительно будут вести разработку. 2 — Уровень проработки не только всего проекта (области применения и т.д.), но и отдельных задач в рамках проекта. 3 — Тестирование, как системное, так и user-acceptance. 4 — Заложить небольшой управленческий резерв (допустимые изменения и т.д.) Что касается тестирования, то неважно — как вы его будете оценивать: явно выделите тестирование в отдельную позицию в смете, или заложите его стоимость в разработку, главное просто не забыть его учесть. Относительно коэффициентов и о том, кто их оплачивает: Процесс формирования часовой ставки, которую вы озвучиваете заказчику, складывается из себестоимости + %прибыли * на кол-во часов. А вот какой именно процент прибыльности вы закладываете — это вопрос к каждой компании отдельно, и зависит от сегмента рынка и еще многих факторов, например, собственной жадности. Ну и самый больной вопрос, про отличие просчитанных часов от реальной длительности проекта: 100 % всегда будет отличаться. Это факт и надо его принять. Для предотвращения простоев разработчиков, необходимо планировать ресурсы так, чтобы в случае остановки работ по одному проекту, разработчик мог достаточно быстро переключиться на другой. Кроме того, чем больше у вас проектов, тем меньше будет простоев. Хотя, управление ресурсами и планирование, это уже более обширная тема.

Проще пареной репы

Чтобы найти правильный ответ, нужно сначала задать правильный вопрос.

Чего мы хотим? По сути, превратить каждого сотрудника студии в предпринимателя. Что важно для предпринимателя? Самое главное для него, конечно, прибыль. Если нет прибыли, остальное уже не важно. А раз так, мы должны привязать мотивацию сотрудников к рентабельности реализованного ими проекта, но при этом связать ее с прибыльностью всего бизнеса. Вопрос в том, как это сделать.

А вот так: прибыль проекта = выручка проекта — (человекочасы проекта * расходы студии / человекочасы студии).

Как составить смету

  • Составление сметы начинается с определения уровня расходов на реализацию конкретного проекта.

Бюджет любого строительства или ремонта основан на трех составляющих — проекте с указанными в нем материалами и сроками выполнения работ, соблюдении стандартов и сроках сдачи объекта. Эти данные, а также стоимость материалов и услуг, указываются в смете. Составление сметы начинается с определения уровня расходов на реализацию конкретного проекта.

Как правило, на практике часто приходится согласовывать расходы с реальным бюджетом строительства или ремонта. Кроме того, в смету сразу закладывается стоимость оплаты труда, количество выделяемых средств на закупку материалов.

В процессе ведения работ смета может корректироваться. Существует несколько видов смет, в зависимости от масштабов проекта. Способы их заполнения также отличаются. В случае, если сразу невозможно определить объем работ и соответственно, количество затрат, составляются локальные сметы, основанные на рабочей документации по общеплощадочным работам. Более детальные сметы, описывающие конкретный объект строительства или ремонта называются объектными. Если же в смете не указаны детальные расчеты, а даны только общие показатели, такой документ называется сметным расчетом. Для составления сметы не всегда нужно посещать объект и лично проводить замеры. Иногда достаточно иметь дефектную ведомость или состав работ. В ней указан перечень необходимых работ, а также основные параметры помещения: метры квадратные, кубические, погонные. Если речь идет о строительстве здания, необходимые параметры уже имеются в проектных документах. Для грамотного составления смет стоит придерживаться некоторых рекомендаций.

Сметы не должны быть приблизительными. Детально расписанные расходы по все пунктам — даже непредвиденные — дают возможность четко увидеть картину затрат и общий объем работ.

В таком случае корректировка сметы будет минимальной. В смете необходимо указать все виды используемых материалов и время, которое планируется затратить на каждый этап работы. В случае возникновения сомнений, заказчику и исполнителю желательно обсудить их до составления сметы и утверждения бюджета. В таком случае корректировка будет менее болезненной. Если расходы по смете оказываются выше запланированных, следует урезать затраты рационально. Есть виды работ и материалы, на которых можно сэкономить — например, дизайнерские элементы отделки. Лучше оставить высококачественные материалы несущих конструкций, коммуникаций.

Смета расходов на проведение мероприятия

Каждое предприятие время от времени сталкивается с необходимостью провести какое-либо мероприятие. Это может быть семинар, конференция, презентация, соревнование, конкурс, проведение переговоров, какого-либо государственного или внутрикорпоративного праздника.

Перед тем как перейти к подготовке мероприятия, ответственные за его проведение лица составляют список расходов. Документ, в который они вносятся, называется сметой.

Для чего нужен документ

Смета по своей сути — предварительная верстка величины предстоящих расходов. Этот документ нужен для того, чтобы руководство предприятия имело четкое представление о том, какие затраты ему предстоят.
В смету включается:

  • цена аренды помещений;
  • стоимость презентационных материалов, сувениров, подарков, продуктов питания;
  • транспортные расходы;
  • оплата труда привлеченного персонала;
  • сюда же вносится количество человек, задействованных в мероприятии и дата его проведения.

Таким образом, грамотно, по всем правилам оформленная и завизированная смета позволяет не только предусмотреть все расходы, но и вычесть затраты, без которых вполне можно обойтись.

Кроме того, уже после проведения мероприятия, она дает возможность найти несоответствия в планируемых тратах и произведенных расходах, а также разобраться в их причинах.

Следует отметить, что смета не относится к первичной бухгалтерской документации, поскольку она только лишь включает в себя план расходов, который в дальнейшем еще понадобится утвердить приказом по организации. А вот подтверждением произведенных затрат по смете служат соответствующая «первичка»: квитанции, счета-фактуры, накладные, акт выполненных работ и т.п.

Варианты формирования документа

Смета может быть составлена разными способами:

  1. Индексный метод, при котором в расчет берутся нормативные показатели, корректируемые на индекс текущих цен.
  2. Аналоговый, когда средний размер затрат черпается из расценок по сметам на такие же мероприятия.
  3. Ресурсный метод основывается на планировании трат по фактической стоимости каждой позиции сметы и их суммирования.

Последний способ, в силу своего удобства, и пользуется наибольшим распространением.

Кто составляет смету

Смета всегда составляется заранее, как минимум за месяц до мероприятия.

Это обусловлено тем, что обычно, перед тем как попасть к директору для окончательного одобрения, документ проходит еще ряд структурных подразделений.

Обычно непосредственная обязанность по формированию сметы лежит на сотруднике или руководителе того отдела, который напрямую занимается проведением мероприятий:

  • специалист по внутрикорпоративному развитию
  • маркетолог
  • работник отдела кадров
  • секретарь и т.д.

В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с политикой предприятия в плане проведения различного рода «корпоративов» и имеющий навыки по составлению подобного рода документов.

После формирования смета передается на подпись в бухгалтерию, в профсоюзную организацию (если, конечно, она на предприятии имеется), а также в структурные подразделения, представители которых должны ее одобрить. Только после этого она попадает на стол директора, который и ставит на ней свою резолюцию.

При необходимости к смете можно приложить сравнительные отчеты, которые удостоверят то, что цифры, в ней представленные имеют актуальный и конкурентный характер.

Допустимо ли нарушать указанные в смете цифры

Особенностью любой сметы является то, что она не гарантирует того, что указанные в ней цены останутся неизменными.

Поскольку смета всегда носит предварительный характер, в период фактического ее исполнения, некоторые цены могут претерпевать изменения.

Этот нюанс обязательно должен быть отмечен в самой смете (например, то, что цены могут быть увеличены на некоторый процент и т.д.)

Как составить бланк

На сегодня унифицированного бланка расходов на проведение мероприятия не существует, поэтому представители предприятий и организаций могут составлять его в произвольном виде или, если у компании есть разработанный и утвержденный типовой шаблон, – по этому образцу. При этом вне зависимости от того, какой именно способ будет выбран, необходимо, чтобы по своей структуре документ соответствовал некоторым стандартам делопроизводства, а по тексту включал в себя ряд определенных сведений.

Вверху документа (справа или слева) следует оставить место для резолюции директора фирмы. Затем, в «шапку» вносится:

  • номер, место, дата составления бланка;
  • информация об организации, в которой проводится мероприятии;
  • название мероприятия и его дата.

Далее, в основной части документа формируется таблица, состоящая из нескольких столбцов и строк. В нее включаются:

  • порядковый номер
  • цель расходов
  • количество человек
  • цена расходов в расчете на одного человека
  • общая стоимость.

При необходимости можно добавить и дополнительные столбцы. Длина таблицы зависит от того, в каком формате и объеме планируется проведение мероприятия (чем оно значительнее, тем больше позиций в бланке). Для удобства таблицу можно разделить на разделы.

Под таблицей следует сделать отметку о том, являются ли цены окончательными или в процессе проведения работ могут быть откорректированы.

Как оформить смету

Как к содержанию документа, так и к его оформлению никаких четких критериев не предъявляется – смета может быть сформирована в рукописном виде или напечатана на компьютере, на обыкновенном листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании.

Важно соблюсти лишь одно условие: она должна быть подписана директором предприятия (или лицом, уполномоченным действовать от его имени), а также ответственными сотрудниками, при этом подписи должны быть только «живыми» — использование факсимильных автографов не допускается.

Смету можно удостоверить при помощи печати компании, но только при том условии, что использование штемпельных изделий зарегистрировано в ее внутренних локально-нормативных актах.

Бумага делается в одном оригинальном экземпляре, но при необходимости можно сделать ее копии.

Научная электронная библиотека

10 ЭТАП ПРОЕКТИРОВАНИЯ РЕКЛАМНОЙ КАМПАНИИ – РАЗРАБОТКА СМЕТЫ И БЮДЖЕТА ПРОЕКТА

В управлении финансами проекта ключевую роль играют следующие основные понятия:

Смета проекта – документ, содержащий список затрат проекта, полученных на основе объемов работ проекта, требуемых ресурсов и цен, структурированный по статьям.

Бюджет проекта – документ, совмещающий плановые доходы и расходы проекта и их взаимосвязь во времени.

Основное отличие бюджета от сметы – наличие в бюджете не только расходной, но и доходной части, а также разбивка по времени.

Смета содержит предположения о стоимости проекта и необходимых средствах для его реализации и оформляется в виде четкого структурированного документа, отвечающего на вопросы: сколько, когда и на что будут израсходованы денежные средства в ходе выполнения проекта.

В смете учитываются все статьи затрат на выполнение работы, а именно:

● материалы и комплектующие;

● закупаемое оборудование, транспорт;

● арендные платежи (площади, оборудование, транспорт);

● затраты на лизинг (покупка, взятие в аренду, лизинг);

● стоимость труда персонала;

● затраты на расходные материалы;

● затраты на обучение и стажировки;

● затраты на проведение мероприятий (конференции, семинары);

● затраты на логистику;

Смета самым тесным образом связана с другими процессами планирования. В частности, невозможно разработать корректную смету, не имея информации о необходимых ресурсах и без календарного плана.

В проектных сметах затраты структурируют или по работам, или по статьям затрат. В последнем случае выделяют:

● прямые затраты (расходы);

● накладные (косвенные) затраты;

● общие и административные накладные расходы.

Прямые затраты – расходы, непосредственно связанные с производством продукции, работ проекта. Прямые расходы включают:

● затраты на оплату труда;

● затраты на материалы и оборудование;

● иные расходы, связанные с выполнением работ.

Именно на прямые расходы могут непосредственно влиять менеджер проекта и его команда. Влияние команды проекта на другие расходы ограниченно.

Накладные расходы (косвенные затраты) – расходы, сопровождающие, сопутствующие основному производству, но не связанные с ним напрямую, не входящие в стоимость труда и материалов. Накладные расходы не могут быть привязаны к какой-то конкретной работе, конкретному результату. Они относятся ко всему проекту в целом. Это затраты на:

● содержание и эксплуатацию основных средств;

● управление, организацию, обслуживание производства;

Общие и административные накладные расходы (постоянные расходы) – затраты, не связанные с каким-то конкретным проектом. Они относятся к расходам компании, но при этом имеют отношение и к проекту. К общим и административным расходам обычно относятся расходы на содержание аппарата управления, поддерживающих подразделений (бухгалтерия, секретариат, охрана и др.).

Все затраты в проекте могут быть подразделены на три вида:

2) бюджетные затраты;

3) фактические затраты.

Обязательства – это плановые, будущие затраты, которые возникают при заключении договоров, контрактов, заказе каких-либо товаров или услуг. Обычно это происходит заранее согласно плану проекта. Счета, выставляемые поставщиками, подлежат обязательной оплате.

Бюджетные затраты представляют собой сметную стоимость работ, распределенную во времени. Это график расходов проекта. Иногда его называют планом затрат. Он содержит информацию о величине и сроках планируемых расходов проекта при производстве работ.

Фактические затраты показывают реальный отток денежной наличности в проекте. Отчет о фактических затратах содержит информацию о реальных расходах проекта.

Таким образом, смета – это документ, в котором содержится структурированная информация о том, сколько денег и на что будет истрачено в проекте.

Распределение обязанностей при составлении сметы происходит следующим образом: руководитель проекта ответственный за составление общей сметы проекта, специалист, ответственный за определенный раздел проекта является ответственным за соответствующий раздел сметы. Смета проекта утверждается у директора предприятия.

Порядок составления сметы выглядит следующим образом:

1. Ответственный за раздел проекта расписывает те ресурсы, которые ему для выполнения это работы в заданный срок необходимы.

2. Это же лицо производит оценку этих ресурсов через звонки поставщикам, анализ прайс-листов, коммерческих предложений, проектов договоров и т.д.

3. Происходит заполнение формы сметы.

4. Свою часть сметы Ответственный за раздел передает Руководителю проекта.

5. Руководитель проекта сводит отдельные сметы в единую форму, проверят, дополняет, корректирует и утверждает у Директора.

После утверждения у Директора смета передается в финансовое подразделение.

Дальнейшая деятельность менеджера определенного раздела проекта и всего проекта заключается в учете фактических затрат в ходе проекта; выявлении отклонений и своевременном выполнении корректирующих воздействий; архивировании фактической информации о стоимостных параметрах проекта.

После оформления и утверждения Сметы проекта формируется Бюджет проекта. Помимо вопросов, сколько и на что будет израсходовано в проекте денег, менеджера проекта решает вопрос, когда они должны быть и могут быть истрачены. Ответ на этот вопрос дает разработка бюджета проекта. Бюджетирование – планирование стоимости. Его результат – бюджет или план затрат, т.е. ответ на вопросы: когда, сколько и на что будут расходоваться денежные средства.

Принципиальными отличиями бюджета от сметы является наличие в бюджете доходной части и распределение затрат по времени. Бюджет – это график будущих расходов и доходов.

В случае, когда проект не предусматривает фазы получения прибыли, доходная часть бюджета не разрабатывается.

Если доходная часть предусмотрена, она разрабатывается на основе данных маркетологов о планируемых объемах продаж продукта проекта и о прогнозных ценах.

Если же разрабатывается бюджет затрат, то при наличии корректных смет процесс превращения сметы в бюджет становится технической функцией. Смета – документ, который отвечает на вопросы, сколько и за что предстоит заплатить в проекте. Бюджет к этим вопросам добавляет ответ на вопрос, когда это будет.

Смета накладывается на ось времени, и все платежи распределяются по времени.

Ответственный за составление бюджета проекта – руководитель финансовой службы. Руководитель финансовой службы определяет источники финансирования проекта, подготавливает Бюджет проекта и совместно с руководителем проекта утверждает его у Директора.

В общем Бюджете предприятия Бюджет проекта должен заноситься отдельным разделом.

Подобно календарному плану, план затрат или бюджет будет отслеживаться и контролироваться менеджером в ходе проекта. После получения данных о фактических затратах при выполнении работ менеджеру потребуется сравнить их с плановыми. Разработать точный, полный и реальный бюджет с первой попытки практически невозможно. Бюджет уточняется и корректируется по ходу проекта.

Финансирование конкретной рекламной кампании происходит в рамках рекламного бюджета организации. Он утверждается сроком на один год ежегодно на основе оценки затрат с точки зрения себестоимости рекламы и эффективности ее результатов.

Несомненно, реклама может считаться способом вложения средств наряду с другими имеющимися равноценными возможностями, например, возможностью обучения персонала.

Обычно в основе планирования рекламного бюджета лежит процент от товарооборота. Расчет может проводиться двумя способами:

1. Отчислением определенного процента от суммы прогнозируемых продаж на текущий год.

2. Отчислением процента от суммы реальной выручки за прошедший год.

На практике большинство организаций применяет первый метод, поскольку он дает возможность оценить потенциальный эффект рекламы. Определенная сумма, составляющая процент от прогнозируемых продаж на год, выделяется на рекламу, а также маркетинг и коммуникацию в целом. Это позволяет сопоставить размер затрат с объемами продаж, а затем, в свою очередь, и с полученным доходом. Если удается достичь планируемых объемов продаж, значит, бюджет на рекламу составлен правильно, таким образом, рекламодатель получит прибыль. С этой точки зрения, реклама рассматривается как основная составляющая себестоимости реализованной продукции.

Конкретная величина процента определяется или на основе равности всех основных статей предстоящих расходов организации и равномерного распределения средства бюджета между ними, или на основе решения о значимости рекламной деятельности организации. Частично это вопрос потребностей самого продукта, а частично – рынка или категории продукции в целом. Некоторые рынки нуждаются в рекламе, а для некоторых она не имеет большого значения. Например, рынок хлеба является преимущественно товарным, на нем мало распространена система торговых марок, но существует некоторая потребность в развитии такой системы и, соответственно, потребность в рекламе, но небольшая. На рынке парфюмерных товаров продаются образы, и продажи зависят от того, насколько удается вложить свойства товара в тот или иной образ, и здесь реклама имеет очень большое значение, а поэтому и рекламный бюджет парфюмерных компаний может достигать 30-40 % от валового дохода компании.

Чем в большей степени рынок является товарным, тем меньше процент дохода на рекламу. Чем больше он зависит от представления потребителей о продукте или от рекламы, тем выше затраты на рекламу.

Расчет рекламного бюджета может производиться в соответствии с затратами конкурентов так, чтобы нейтрализовать влияние конкуренции и выстоять против нее. Существуют два способа такого расчета:

1. Формировать бюджет, аналогичный бюджету конкурента, бизнес которого имеет такой же масштаб.

2. Замерять собственную долю на рынке и долю конкурентов, и в соответствие с этими долями формировать свой рекламный бюджет. Конечно, информацию о реальных размерах текущих затрат конкурентов или всего рынка часто бывает очень трудно или невозможно получить.

Известен метод расчета затрат на каждую единицу продаваемой продукции. В стоимость товара закладывают себестоимость производства и распределения продукции с учетом процента, выделяемого на рекламу. То есть в себестоимость товара заложены затраты на рекламу. С ростом сбыта продукции, если продается большее количество единиц товара, затраты на рекламу также возрастают; если объемы продаж уменьшаются, то с ними снижаются и затраты.

Обычно планируется не рекламный бюджет, а бюджет на маркетинговые коммуникации в целом, охватывающий все необходимые для продвижения товара элементы: рекламу в средствах массовой информации, прямую почтовую рекламу, рекламно-коммерческую литературу, выставки, демонстрационные материалы, разработку веб-сайта. Сюда же включаются мероприятия по организации общественного мнения, т.е. ПР-мероприятия. Организации оперируют понятием интегрированной маркетинговой коммуникации и осуществляют соответствующее планирование, в том числе бюджетное. Распространенной позицией для многих организаций, занимающихся маркетингом, является разделение бюджета на две основные категории, обычно обозначаемые как «балансовые» и «забалансовые» статьи расходов, или категории «над чертой» и «под чертой».

В сущности, категория балансовых расходов охватывает элементы, которые относятся к рекламе, тогда как категория «под чертой» включает в себя продвижение товара на рынок, стимулирование сбыта и другие методы, способствующие увеличению объемов продаж. Выставки могут принадлежать к любой из этих категорий, но чаще их относят к категории «под чертой».

Составление сметы проекта

Вопросы, касающиеся бюджета вашего проекта:

Какие ресурсы требуются для осуществления вашего проекта?

Хорошая финансовая смета должна быть как можно более конкретной и отражать все доступные средства, их объем и предполагаемые издержки. Прежде всего, важно определить, какие именно материальные средства необходимы и каково количество (объем) ресурсов каждого вида, требующихся для достижения поставленных целей. Эти ресурсы могут быть разбиты по категориям, например, кадровые ресурсы, технические средства, товарно-материальные ценности, средства коммуникации/публикуемые материалы. Подготовьте перечень необходимых ресурсов с указанием их количества и постарайтесь при этом дать максимально точную информацию.

Какова стоимость осуществления вашего проекта?

Крайне важно определить сметную стоимость вашего проекта с учетом установленных вами временных рамок. Определив какие именно ресурсы и в каком объеме вам необходимы, следует установить сумму расходов по каждому виду ресурсов. Для расчета точной сметы расходов проведите онлайновое исследование, которое позволит получить последнюю информацию. Обратитесь к тем, кто уже имеет опыт, и попытайтесь найти информацию о бюджетных параметрах аналогичных проектов. Обратите внимание на то, что существует два вида расходов: прямые и косвенные В вашем бюджете должны быть отражены и те, и другие. Помните также, что важное значение имеют единицы расчета. Как будут исчисляться ваши затраты: на основе почасовой оплаты, за проведенное мероприятие или в расчете на одного человека? Старайтесь, чтобы выбранный порядок исчисления был единообразным.

При этом рассмотрите альтернативные варианты, с тем чтобы бюджет был не только реалистичным, но и экономически эффективным. Например, если вы хотите провести семинар-практикум, то, возможно, дешевле будет организовать его в общественном месте, чем специально арендовать помещение. Не забудьте ознакомиться с национальными нормами и положениями, в частности, касающимися ставок заработной платы. Придется ли вам платить налоги (например, налог на добавленную стоимость)? Это также следует учитывать при составлении сметы расходов. Закончив эту работу, еще раз убедитесь, что вы учли все расходы. Вы можете даже предусмотреть небольшой резерв средств на покрытие прочих расходов – непредвиденных издержек, которые могут возникнуть в ходе осуществления проекта. Наконец, вам следует хорошо знать ваш бюджет, поскольку важное значение будет иметь умение обосновать расходы по вашему проекту перед возможными донорами.

Хотите узнать больше?

Ссылки на инструменты и методические рекомендации.

  • Международное бюджетное
    Руководство для НПО по вопросам подготовки бюджета (на пяти языках)
  • Microsoft Office
    типовые шаблоны бюджета
  • Видеоматериалы по тематике управления проектом
    Рекомендации в отношении управления расходами по проекту (видеоролик)
  • Всемирный банк
    Рекомендации по составлению бюджета, подготовленные Всемирным банком

Другие публикации:

  • Льготы для инвалидов 2 группы по оплате коммунальных услуг Как и в каком размере предоставляются льготы по оплате коммунальных услуг для инвалидов Часто в жизни люди оказываются в сложных ситуациях из-за проблем со своим здоровьем или здоровьем своих близких. Многие теряются, не знают, кто и как […]
  • Как оформить повышение квалификации в другом городе Повышение квалификации работника в другом городе Уважаемые коллеги, может у кого-то был опыт направления сотрудника в другой город для повышения квалификации. Вопрос вот в чем: отправляем инженера в Москву, заключаем с ней дополнительный […]
  • Льготы педагогам в городе Льготы учителям Многих интересует, какие льготы у учителей на сегодняшний день, и почему именно учителям они предоставляются. Профессия педагога очень ответственная и требующая большого количества затрат – как временных, так и […]
  • Средняя пенсия по коми Минимальная пенсия в Республике Коми Минимальная пенсия в Республике Коми в 2019 году В Республике Коми в 2019 не работающим пенсионерам полагается доплата к пенсии до 10742 руб. Размер регионального прожиточного минимума пенсионера […]
  • Приказ 10 25 мвд Приказ МВД РФ от 23 апреля 2012 г. N 348 "Об утверждении Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче гражданину Российской Федерации лицензии на […]
  • Стаж пилота это Когда и с какими почестями уходят на пенсию пилоты Вопрос интересный, пенсионный возраст увеличивают, работать надо больше, но есть профессии, на которые это не действует. Профессии с выслугой лет, например пилоты. Сколько нужно лет […]
Как оформить смету в проекте
Смотрите так же:  Договор дарения на землю с домом