Оглавление:

Суточные командировочные расходы в 2019 году

Нередко работники индивидуальных предпринимателей и организаций отправляются в служебные поездки за пределы места своей работы. Такой вид поездок называется командировками. Трудовой кодекс РФ (статья 168) содержит определение понятия «командировочные расходы» и перечень гарантий в случае направления работника в командировку.

Таким образом, предприятие гарантирует сотруднику не только сохранение рабочего места и средней заработной платы, но и возмещение затрат, понесенных в служебной поездке. В нашей статье мы рассмотрим, какие виды командировочных расходов существуют в 2019 году, как их рассчитать и документально подтвердить, и многие другие вопросы, связанные с этой темой. При этом наиболее детально будут рассмотрены суточные командировочные расходы в 2019 году.

Виды командировочных расходов

Командировочные расходы в 2019 году можно разделить на следующие виды:

  1. Суточные — затраты работника на личные нужды (поиск жилья, питание).
  2. Аренда жилья (бронирование).
  3. Проездные (пользование общественным транспортом, оформление проездных документов и прочее).
  4. Топливо, ГСМ если сотрудник отправился в командировку на личном транспорте.
  5. Стоимость оформления паспорта и иных документов при командировке за границу.
  6. Другие расходы (мобильная связь, интернет, обмен валюты и другое).

Вышеперечисленные командировочные расходы прописывается в коллективном договоре или в локальном акте организации или фирмы.

Не рекомендуется включать в командировочные следующие затраты:

  • обслуживание в барах, ресторанах и кафе;
  • услуги оздоровительных учреждений (бассейны, фитнес-клубы ) при гостинице, где остановился откомандированный работник;
  • использование услуг каких-либо сторонних организаций во время командировки.

Суточные командировочные расходы в 2019 году и их сумма

Как уже было отмечено, суточные расходы в командировках нет необходимости подтверждать какими-либо документами.

В письме Минфина России от 1 апреля 2010 г. № 03 — 03 — 06/1/206 сказано, что для учета суточных, выплаченных работнику в командировке, не требуются подтверждающие документы в виде счетов или кассовых чеков.

Но, тем не менее, в п.7 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749, в последней редакции от 29.07.2015 N 771 сказано, что «Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки». Следовательно, командированный работник, должен сдать проездные документы в бухгалтерию.

Работодатель выплачивает работнику суточные командировочные расходы в таких случаях:

  • если это командировка, то работодатель устанавливает сумму выплаты самостоятельно (сумма расходов вносится в локальный нормативный акт или в коллективный договор) в пункт Положение о командировках. В локальных актах необходимо указать нюансы, которые не описываются в законодательных документах. Например, какого класса гостиницу оплачивать руководящему составу и рядовому работнику, оплачивать ли питание, багаж и т.п.
  • если работа связана с выездами (например, экспедиция, работа в полевых условиях) — сумма расходов прописывается не только в нормативном акте или в коллективном договоре, но и в трудовом договоре.

То есть, суточные являются возмещением-компенсацией расходов, понесенных откомандированным работником на дополнительные нужды.

Сумма суточных командировочных расходов в 2019 году может быть разной. Это зависит от норм организации, ее локальных актов, значимости командировки, статуса сотрудника и других факторов.

Для заграничных командировок норма суточных командировочных расходов в 2019 году не может превышать 2,5 тысяч рублей в сутки. Для поездок в пределах России — 700 рублей. Данная норма действует для работников государственных предприятий. У частных организаций есть возможность самостоятельно устанавливать размер суточных командировочных расходов. Размер суточных командировочных расходов необходимо отразить в коллективных договорах и локальных актах по трудовому праву.

14 июня 2016 года Госдумой был принят Федеральный закон «О внесении изменений в Налоговый кодекс РФ», который вступает в действие с 1 января 2018 года.

Согласно п. 2 ст. 422 НК РФ с 01.01.2017 с сумм, превышающих 700 рублей для поездок по России и 2 500 рублей для выполнения служебных заданий за рубежом, должны быть удержаны и уплачены страховые взносы.

Законодательство РФ не ограничивает минимальный размер выплат работнику, отправленному в командировку.

Для того чтобы оплата командировочных расходов в 2019 году была выполнена работодателем в полном объеме, необходимо правильно оформить соответствующие документы.

Документы, которые подтверждают расходы в командировках

Напомним, что в 2015 году правительством были отменены следующие командировочные документы:

  • командировочное удостоверение;
  • служебные задания;
  • отчеты после возвращения работника из командировки.

В 2019 году при направлении работника в служебную командировку необходимо оформить в обязательном порядке следующие документы:

  • письменное решение директора в форме приказа;
  • при поездке работника в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте – служебная записка, в которой работник должен указать предполагаемые расходы и предварительно рассчитанную необходимую для командировки сумму. Порядок составления служебной записки должен быть прописан в локальном акте организации или ИП.

Все сведения о командировке в 2019 году будут заноситься в служебную записку. К записке нужно будет приложить сопровождающие документы. В авансовом отчете должны содержаться данные о сумме расходов работника, отправленного в командировку. Этот документ заполняется в трехдневный срок с момента возвращения работника из поездки.

К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (п.26 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749).

Несмотря на официальную отмену командировочного разрешения, для подтверждения расходов, все-таки лучше оформлять такой документ. В письме Минфина России от 1 апреля 2010 г. № 03 — 03 — 06/1/206 разъяснено, что для того чтобы подтвердить расходы на суточные, организации достаточно разработать и утвердить локальный нормативный акт, в котором зафиксирован их размер, приказ о направлении работника в командировку, служебное задание, отчет о командировке и самое главное – командировочное удостоверение. Чеки, квитанции, накладные, подтверждающие расходование суточных, представлять не обязательно.

Т.е. руководитель должен определить в локальном акте Положения о командировках, применяется ли в организации оформление командировочного удостоверения. Если да, то необходимости в чеках и БСО нет. Если командировочное удостоверение не применяется, то подтверждать расходы суточных, будут чеки, квитанции и т.п.

Первый день командировки — день выезда работника. Факт отбытия работника подтверждается билетами (на поезд, самолет, автобус). Последний день поездки — прибытие работника на свое место работы.

Для отправления работника в командировку, работодатель выдает ему аванс. Все расходы работника, как уже было отмечено, в течение трех дней с момента возвращения, фиксируются в авансовом отчете.

Затраты на проезд (для учета налогообложения), должны подтверждаться следующими документами:

  • билетами;
  • талонами на посадку;
  • квитанциями за багаж и провоз ручной клади;
  • путевым или маршрутным листом;
  • договором на оказание услуг автотранспортных компаний;
  • служебной запиской, в которой обосновывается использование такси.

Расходы на проживание работника, находящегося в командировке, подтверждаются такими документами:

  • кассовым чеком;
  • квитанцией или талоном о заключении договора на проживание (в гостинице, отеле);
  • договором аренды жилья;
  • распиской хозяина квартиры о получении оплаты проживания.

Алгоритм и пример расчета суточных командировочных расходов в 2019 году

Порядок расчета оплаты труда работника, отправленного в командировку в 2019 году, определен нормами действующего законодательства РФ. Для сотрудника, находящегося в командировке, размер оплаты зависит не от оклада, а от среднегодового заработка. Расчет производится на основании следующего алгоритма:

1. Сначала определяется сумма, которая начисляется работнику как заработная плата за последний год (до отбытия в командировку).
2. Из этой суммы необходимо вычесть сумму выплат, которые не входят в основной размер зарплаты (это могут быть отпускные, больничные и другие выплаты).
3. Корректируются суммы, которые работник получал в виде всевозможных премий.
4. Высчитывается количество дней, отработанных по факту работником — из общего числа рабочего времени следует вычесть часы отсутствия работника (по разным причинам).
5. В результате необходимо полученную сумму заработка сотрудника разделить на количество дней, на протяжении которых работник находился на своем рабочем месте.

Исходя из последней полученной цифры, должен получиться результат, который и начисляется сотруднику в качестве командировочной выплаты.

Приведем такой пример: откомандированный работник уехал в другой город по приказу руководства. Время его отбытия — 2 сентября, 12 часов 25 минут. Дата его прибытия — 5 сентября, 6 часов 15 минут. Первый день командировки — 2 сентября, последний — 5 сентября. Суточные будут начислены за три дня.

Оплата выходных и праздничных дней в командировке

Случается, что выходные и праздничные дни могут совпасть со временем нахождения в командировке:

1. Работник находится в дороге в праздник или выходной по пути на место назначения или возвращаясь с командировки.
2. Выполняет трудовые обязанности по месту командирования.

В этом случае законодательство обязывает применять один из двух вариантов:

  • оплатить выходной или праздничный день в двойном размере;
  • предоставить отгул и произвести одинарную оплату.

Сумма суточных командировочных расходов в 2019 году должна подтверждаться документами, которые были оформлены при отправлении работника (приказ о направлении в командировку).

Суточные командировочные должны быть обоснованы справкой из бухгалтерии для налоговой инспекции.

Оплата командировочных расходов в 2019 году

Сотрудник, отправленный в командировку, получает денежные средства за все дни, которые он находится в отъезде. В сумму выплаты, кроме рабочих дней, входят:

  • дни в пути;
  • выходные дни;
  • больничные;
  • праздничные дни;
  • вынужденные остановки.
Смотрите так же:  Законодательная защита прав потребителей

Бухгалтерские проводки по суточным командировочным расходам

Командировка по России

Деньги на командировку выдаются сотруднику из кассы под отчет. Аванс, который ему выдается, должен отражаться соответствующей проводкой в бухучете:

наличные денежные средства, выданные сотруднику с целью оплаты командировочных расходов.

перечисление средств на специальный карточный счет

учет суммы аванса, который выдан сотруднику для оплаты командировочных издержек

По возвращении работник предоставляет в трехдневный срок отчет о потраченных в командировке денежных средствах и прилагает документы, подтверждающие расходы.

Командировка за границу

Если сотрудника отправили в командировку заграницу, то аванс может быть выдан как в иностранной валюте, так и в рублях. Выдача аванса в иностранной валюте может производиться только по безналичному расчету.

Как вариант, работнику можно выдать корпоративную карточку (в рублях и иностранной валюте). Средства можно отправить на личный счет работника, оформив справку о проведении валютной операции. Перерасчет производится по курсу ЦБ РФ на дату операции.

Рассмотрим пример. Работника направили в длительную командировку, на протяжении которой курс валют претерпел изменения (вырос курс доллара):

Отчетные документы и оплата проживания в гостинице

Каждый работник, направленный работодателем в служебную командировку, обязан по возвращении из нее отчитаться перед работодателем о результатах командировки и расходах, понесенных им в период командировки, в том числе предоставить отчетные документы за проживание в гостинице или ином жилом помещении. Отсутствие отчетных документов либо их оформление с нарушением установленного порядка может повлечь невозможность подтверждения расходов (в полном объеме или в части), а значит, и возможный отказ в возмещении данных расходов работодателем. О том, как должны быть оформлены данные документы, вы узнаете из настоящей статьи.

Документы, подтверждающие проживание работника в командировке

В силу п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение), работник обязан по возращении из служебной командировки предоставить работодателю авансовый отчет и приложить отчетные документы для командировочных расходов, понесенных работником. К числу таких документов относятся и документы о найме жилого помещения.

Если работник в командировке живет в гостинице, работодателю предоставляется договор на оказание гостиничных услуг, заключенный работником с гостиницей по месту командирования, который должен содержать информацию, предусмотренную п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.

Командированный работник может проживать не в гостинице, а в снятой им квартире. В этом случае отчетные документы за проживание в квартире должны быть предоставлены в виде договора найма жилого помещения, который должен отвечать условиям, предусмотренным главой 35 Гражданского кодекса РФ.

Обратите внимание, что в результате последних изменений, внесенных в трудовое законодательство в 2015 г. (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и от 29.07.2015 N 771 ), отчетные документы за проживание приобрели важное значение для определения срока нахождения работника в командировке. В случае утраты проездных документов, которые служат основным документом при расчете срока нахождения работника в командировке, такой срок устанавливается по документам, подтверждающим найм жилого помещения в месте командировки (п. 7 Положения).

Оплата гостиницы в командировке

Денежные средства для оплаты проживания работника в гостинице или ином жилом помещении в период служебной командировки выдаются работодателем в виде аванса при убытии работника в командировку (п. 10 Положения). При осуществлении оплаты номера, в котором проживал работник, гостиница должна выдать кассовый чек или иной документ, оформленный на бланке строгой отчетности (например приходный кассовый ордер), который и будет подтверждать расходы на проживание в командировке. Данное правило предусмотрено абз. 3 п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.

Если работник проживал не в гостинице, а в ином жилом помещении, например на квартире, снятой работником по договору найма жилого помещения, то факт несения расходов подтверждается распиской наймодателя о получении денежных средств от работника.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации

Наиболее часто встречающимся вопросом, связанным с оплатой проживания работника бюджетного учреждения в командировке, является вопрос о том, к какому коду КОСГУ должны относиться произведенные работником расходы на проживание. В соответствии с разделом V Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, оплата проживания в гостинице в командировке относится на подстатью 212 «Прочие выплаты».

Оплата командировки в 2019 году

Оплата командировки включает в себя несколько важных статей расходов работодателя, которые оформляются разными документами и в различные сроки. Мы расскажем, как не допустить ошибок при направлении работника в служебную поездку.

Из статьи вы узнаете:

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой принято называть поездку работника в местность, удаленную от его основного места работы, с целью выполнения служебных обязанностей. Такая поездка должна производиться по поручению работодателя.

Подробнее об оплате командировки читайте в статьях:

Для регулирования порядка направления в командировки и иных аспектов такого типа работы кроме Трудового кодекса применяется положение, утвержденное постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. N 749.

В нем, в частности, указывается, что поездки сотрудников в подразделение или филиал компании, находящиеся в другой местности, также считаются командировками.

Скачайте документы по теме:

При этом данная поездка должна занимать определенный, достаточно длительный срок: иными словами, если после окончания рабочего дня сотрудник возвращается на свое постоянное место жительство, такая его поездка командировкой не признается. Кроме того, согласно ч.1 ст. 166 ТК РФ командировками не считаются и поездки сотрудников, которым согласно трудовому договору установлен разъездной характер трудовой деятельности.

В компаниях, которые направляют работников в служебные командировки, разрабатывается соответствующий локальный нормативный документ, который может носить название положения о командировках. В нем описываются все типичные для организации условия, требования и правила, которые применяются для организации такой процедуры. Как и с любым другим внутриорганизационным положением, работники должны быть ознакомлены с ним под роспись. Конкретными рекомендациями по составлению такого документа делится наш эксперт.

Срок командировки

Согласно п.4 Положения, утвержденного постановлением № 749, срок направления работника в командировку определяется работодателем с учетом характера, объема и сложности поручаемых ему задач.

Обратите внимание! Датой начала командировки считается дата отправления транспорта к месту назначения в соответствии с информацией, указанной в билете. В случае, если место отправления такого транспорта, например, вокзал или аэропорт, находятся за пределами населенного пункта, в котором работает сотрудник, для определения даты начала командировки учитывается время, необходимое, чтобы добраться до станции отправления.

Началом даты отправления считается 0.00 часов соответствующих суток, окончанием такой даты — 24.00 часа этих суток. Аналогичным образом определяется дата возвращения сотрудника из командировки. О том, должен ли работник выходить на работу в день отъезда в командировку и в день приезда из нее, читайте в нашем материале.

В некоторых случаях использовать билеты для подтверждения дат нахождения в командировке нет возможности — например, сотрудник не сохранил их или добирался до места назначения не на общественном транспорте: его встречала принимающая сторона, он ехал на собственном автомобиле и так далее. В этом случае подтверждением дат его пребывания в поездке могут служить любые официальные документы, на которых обозначена конкретная дата: например, чеки с автозаправочных станций, кафе по пути следования, платежные документы из средств размещения, в которых он останавливался, и проч. Существует и алгоритм, разработанный на случай отсутствия даже таких документов, читайте о нем в нашем материале.

Оформление направления в командировку

Согласно положениям ст. 116 ТК РФ работник направляется в командировку по указанию работодателя. Такое указание должно быть оформлено в виде приказа. Для организаций, которые в своей работе используют унифицированные формы документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, подойдут формы № Т-9 (при направлении в командировку одного сотрудника) или Т-9а (если в командировку одновременно направляются несколько работников). Остальные компании могут применить при составлении такого приказа самостоятельно разработанные формы.

Строго говоря, обязательным для направления сотрудника в служебную поездку является только приказ. Нормативные документы, устанавливающие требование об оформлении других документов, например, командировочного удостоверения, на данный момент отменены. Однако многие работодатели используют для учета работы сотрудников в командировках не обязательные, но удобные документы. Они позволяют уточнить рабочие задачи для последующего контроля их выполнения и учесть временные и финансовые затраты на направление работников в служебные поездки.

В список таких рекомендованных документов входят:

  1. командировочное удостоверение. Целью составления этого документа является учет общего времени нахождения работника в командировке, а также фактов его прибытия и выбытия из места выполнения рабочего задания. Такое удостоверение особенно удобно в случае, если в рамках одной поездки работник должен посетить несколько мест. В постановлении Госкомстата № 1 приведен вариант служебного удостоверения формы № Т-10;
  2. служебное задание. Это документ содержит исчерпывающий перечень задач, которые ставятся перед сотрудником на период поездки. Он, с одной стороны, облегчает работодателю контроль выполнения работы, а с другой стороны — служит для работника инструментом координации трудовой деятельности. Для составления служебного задания можно использовать унифицированную форму № Т-10а, имеющую табличный вид, либо создать для этих целей собственный бланк;
  3. служебная записка. Такой документ удобен для фиксации дат командировки в случае, если работник направляется к месту выполнения задания на собственном или служебном автомобиле;
  4. журнал учета командированных сотрудников. Этот документ обычно применяется в организациях, регулярно направляющих сотрудников в командировки большой продолжительности. Он позволяет отследить наличие персонала в офисе компании и в местах командировок в каждый конкретный момент времени.
Смотрите так же:  Претензия к туроператору за перенос рейса

Служебная записка и служебное задание могут использоваться в качестве основания для составления приказа о направлении работников в командировку. В этом случае в данном документе следует указать их реквизиты.

Оформление возвращения из командировки

Одной из основных обязанностей работника после возвращения из командировки является подтверждение произведенных им расходов. Для этих целей им предоставляются следующие документы:

Согласно действующему порядку, утвержденному постановлением № 749, все финансовые документы о понесенных расходах должны быть предоставлены работником в срок, не превышающий трех рабочих дней с момента его возвращения. Это предполагает предоставление такой информации в виде авансового отчета командировки на бланке, скачать который вы можете с нашего сайта.

В случае, если возвращение пришлось на праздничный или выходной день, отсчет трехдневного срока начинается в первый рабочий день сотрудника. О том, какие санкции предусмотрены за несоблюдение этого требования, читайте в нашей статье.

Положением о командировках или иным нормативным документом организации для работника может быть предусмотрена обязанность составления дополнительных документов по результатам командировки. Например, это может быть отчет о выполнении служебного задания, путевой лист или другие документы. Если работник должным образом был ознакомлен с положением, предоставление такой отчетности является его обязанностью.

Оплата командировки сотрудника

Порядок оплаты труда в командировке работника регламентируется статьями 167 и 168 ТК РФ, постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 и другими нормативными документами. Они устанавливают, что оплата командировки включает в себя следующие статьи расходов:

  • средний заработок работника согласно занимаемой им должности;
  • расходы на проезд;
  • оплата гостиницы в командировке;
  • суточные, которые обычно включают оплату питания в командировке;
  • другие расходы, согласованные с работодателем.

Сроки выплат этих средств, кроме среднего заработка работника, действующим законодательством конкретно не установлены — Трудовой кодекс о командировке и оплате расходов на нее говорит лишь, что работник должен получить эти средства до начала поездки. Поэтому определить сроки их выплаты средств, которые впоследствии будут включены в авансовый отчет после командировки, целесообразно локальным нормативным документом предприятия — например, положением о командировках. О том, какие рекомендации по этому вопросу дают наши эксперты, вы можете узнать из этого материала.

Оплата труда во время командировки

Требование о сохранении за работником среднего заработка на период командировки не означает, что за месяц, в котором он находился в служебной поездке, ему следует выплатить зарплату в обычном размере. Законодательство устанавливает, что в этом ситуации бухгалтерия должна произвести следующие расчеты:

Несоблюдение этого алгоритма будет являться нарушением. Пример расчета оплаты дней в командировке для работника приведен в этом материале.

Вся сумма выплачивается работнику одновременно с выплатой зарплаты: выплачивать средний заработок до направления в поездку законодательство не требует.

Обратите внимание! В размере среднего заработка производится не только оплата дней в командировке, но и оплата дней в пути к месту назначения и обратно.

Оплата расходов на проезд

Расходы на проезд компенсируются работнику исходя из фактической величины средств, потраченных на приобретение билетов. В нашем материале мы приводим удобную таблицу, в которой указывается, какие виды документов служат подтверждением понесенных расходов.

При покупке билетов на авиатранспорт необходимо принимать во внимание некоторые ограничения, установленные для отдельных категорий работников.

Вместе с тем, в некоторых случаях подтверждающие документы могут вовсе отсутствовать — например, если работник добирался до места назначения на личном транспорте. В этом случае компания обязана компенсировать ему понесенные расходы — причем не только затраты на топливо для машины, но и амортизацию транспортного средства исходя из норм, установленных законодательством. О том, обязан ли работодатель возмещать расходы на транспорт при отсутствии документов, подтверждающих факт покупки билетов, узнайте из этого материала.

Кстати, оплате подлежит не только непосредственно транспорт до места назначения, но и такси, которым работник воспользовался, чтобы добраться до места его отправления или обратно, например, в аэропорт или на вокзал, либо в населенном пункте, куда он прибыл. Чтобы получить возмещение по этой статье, ему потребуется предоставить документы, подтверждающие размер понесенных расходов — например, кассовый чек или квитанцию. О том, может ли работодатель отказать в оплате такси, мотивируя это возможностью использовать общественный транспорт, мы рассказываем в этой статье.

Оплата проживания в командировке

В большинстве случаев работники, направленные в командировку, проживают в гостиницах. Для возмещения понесенных расходов и последующего заполнения авансового отчета по командировке, например, о проживании в отеле, работнику необходимо предоставить два документа:

  • документ о заключении договора на оказание услуг по размещению;
  • документ, подтверждающий факт оплаты услуг гостиницы — например, кассовый чек или приходный кассовый ордер.

Для отелей, расположенных за рубежом, применяется особый порядок оформления подтверждающих документов.

Актуальные правила направления в командировки позволяют сотрудникам проживать не только в гостиницах, но и в арендованных квартирах. В этом случае документом, подтверждающим факт пользования такой услугой, может служить договор, а документом об оплате — расписка собственника в получении денежных средств.

Оплата суточных

Как правило, именно суточные вызывают больше всего вопросов о том, как заполнить авансовый отчет по командировке по образцу, принятому в организации. Здесь работодателю следует принимать во внимание сразу несколько важных моментов.

Суточные представляют собой компенсационную выплату, предоставляемую работнику за факт нахождения в месте, отличном от места его постоянного проживания.

Это предполагает возможность возникновения потребности в самых разнообразных расходов — от стирки белья до приобретения гигиенических средств и проч. Поэтому работник вправе тратить суточные по своему усмотрению и не должен отчитываться за них работодателю. Подтверждения в данном случае требуем лишь период нахождения в командировке для определения общего размера суточных, предоставляемых сотруднику.

Существует норматив в части предельного размера суточных, установленный Налоговым кодексом РФ. Для командировок по территории РФ он составляет 700 рублей, для командировок за рубеж — 2500 руб. Этот порядок не запрещает компании установить более высокий размер суточных, однако в этом случае на сумму, превышающую норматив, придется уплатить налог.

На практике размер суточных работникам в компаниях часто дифференцируют в зависимости от занимаемой должности. Это обусловлено, в том числе, кругом общения с представителями принимающей стороны, который будет различаться для рядового менеджера и генерального директора. С точки зрения действующего законодательства в этом нет никакого нарушения: главное — правильно оформить предоставление средств и авансовый отчет командировочного удостоверения. Рекомендации нашего эксперта по такому оформлению приведены в этом материале.

Обратите внимание! Работодатель должен выплачивать суточные даже в случае предоставления бесплатного питания и транспорта в месте назначения.

Оплата иных расходов

В дополнение к перечисленным статьям расходов работодателю может быть вменено в обязанность возмещение дополнительных трат, связанных с поездкой сотрудника по служебным задачам. Перечень обязательных статей возмещения приведен в п.23 Постановления № 749. Большая их часть касается направления работника в командировки за рубеж. Этот перечень включает в себя:

  • оплату расходов на изготовление загранпаспорта;
  • оплату обязательных сборов при пересечении границы — например, аэропортовых, транзитных и проч.;
  • оплату обязательного медицинского страхования;
  • оплату иных обязательных платежей.

Кроме того, в случае, если документы, предоставленные работником в качестве подтверждения понесенных расходов, составлены на другом языке, необходимо осуществить их перевод, который также производится за счет работодателя.

Прочие расходы, понесенные сотрудником в командировке, например, оплата изготовления сувенирной продукции или приобретения образцов продукции конкурентов, может быть оплачена в случае, если работодатель выразил свое согласие на осуществление таких трат и их последующую компенсацию. О том, как составить авансовый отчет по командировке по образцу, включающему такие траты, узнайте из нашего материала.

Оформление командировки за границу

Поездка за границу – дело далеко не новое. За границу ездят на отдых, в свадебное путешествие, по работе и по каким-либо другим причинам.
Если говорить про рабочие командировки за рубеж, то причин для них может быть много. Обычно, в командировку отправляют для обмена опытом, подписания соглашений по поставкам и т.д.

Законодательная база

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Поездка за границу в ходе трудовой деятельности считается рабочей командировкой, согласно ст. 166 ТК Российской Федерации.

Перед тем, как отправить того или иного работника в командировку, оформляется соответствующий приказ, где указывается срок, на который сотрудник покидает страну и цель его пребывания за границей.

Статья 167 Трудового Кодекса Российской Федерации предусматривает, что при командировке за границу за сотрудником остается его прежнее место работы и он сможет приступить к своим обязанностям по возвращению. Также сохраняются оплата труда и больничного листа.

Однако, при разъездной трудовой деятельности сотрудника, все выезды за пределы компании не могут являться командировками (Постановление Правительства Российской Федерации № 749 от 13 ноября 2008 года).

Федеральный закон от 10 декабря 2013 года за номером 173 регламентирует саму процедуру отправления сотрудников в командировки за границу.

Постановление Правительства Российской Федерации за номером 749 от 13 ноября 2008 года регламентирует действия при командировании сотрудника.

А возмещение расходов и их размер предусмотрены внутренними документами предприятия. Таким документом может являться как трудовой договор, так и внутренний регламент.

Кого можно направить?

В командировку можно направить практически любого сотрудника, даже если он – иностранный гражданин. Но законодательство также предусматривает определенные исключения.

Смотрите так же:  Договор купли-продажи векселя пример

Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации в командировки не могут быть направлены:

  • беременные женщины;
  • инвалиды, имеющие ограничение/запрет на профессиональные разъезды;
  • несовершеннолетние, кроме сферы кино и цирка;
  • лица, находящиеся в ученическом отпуске, кроме поездки, связанной с учебной деятельностью.

Однако, есть спорные категории сотрудников, которых можно отправить в командировку, но только с их письменно оформленного согласия.

К числу таковых относятся:

  • женщина, имеющая детей до трех лет;
  • одинокий отец;
  • сотрудник, у которого есть ребенок- инвалид;
  • опекун или попечитель ребенка, не достигшего совершеннолетия;
  • сотрудник, имеющий больного родственника, за которым ведется наблюдение, при этом предоставляются необходимые медицинские доказательства.

Командировка за границу

Стоит понимать, что командировка за границу возможна только при наличии трудовых отношений между работодателем и сотрудником.

При этом командировка отдельных категорий работников имеет ряд особенностей.

Директор/руководитель считается работником предприятия, а значит, на него распространяются те же самые условия и правила, которые действуют при командировке рядового сотрудника.

Служебная записка от руководителя будет являться документом, подтверждающим основание для командировки.

Во время командировки директора, на его место ставят временного исполнителя. Причем по возвращению из поездки место за командировочным сохраняется.

Обычно, директора направляют за границу, когда реализуется новый проект, нужно ведение переговоров, составление договоров с компаньонами и т.д.

Причиной поездки может служить и ревизионная проверка одного из филиалов предприятия и решение вопросов, связанных с таким процессом.

Возмещение затрат берется из расчета проживания в двухместной комнате и использования транспорта повышенного комфорта.

Командировка сотрудника бюджетной организации регулируется трудовым законодательством и другими правовыми актами (постановление Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 года за номером 812).

Руководителю предприятия в обычном порядке передается служебная записка, составляется приказ с указанием всех соответствующих пунктов.

Командировочное удостоверение обязательно к выдаче только при поездке в страны СНГ.

При оплате затрат на питание командировочного работника принимающей стороной, суточные составляет 30 процентов от действующих норм.

Если же предусматривается обеспечение сотрудника иностранной валютой (например, евро), то суточные не выдаются.

Расчет проживания ведется исходя из стоимости одноместной комнаты в отеле среднего класса.

Федеральный закон за номером 79 регулирует трудовую деятельность государственных служащих.

В частности, данный закон указывает, что регулирование командировок и поездок за границу осуществляется действующим указом Президента Российской Федерации (от 18 июля 2005 года за номером 813).

Однако, отличием командировки госслужащего от бюджетника, является то, что первый должен предоставить отчет об исполнении поручения и возмещение затрат на проезд.

Госслужащие вправе пользоваться транспортом повышенной комфортности.

Порядок оформления

Оформление командировочных поездок должно быть осуществлено в соответствии с определенными требованиями и правилами.

Прежде чем отправить сотрудника за границу, определяется возможность данной поездки и соблюдение всех норм Трудового Кодекса. Далее, издается соответствующий приказ, в котором в обязательном порядке указывается причина поездки и ее длительность. Несмотря, на количество дней в поездке, оформление будет одинаковым.

Перед приказом допускается составление доклада, в котором указываются причины поездки и необходимость командирования данного сотрудника.

Поездку за границу необходимо зафиксировать в табеле и журнале учета рабочего времени. Обычно, ставится отметка «06», либо «К».

При поездке в страны СНГ командировочному выдается удостоверение.

Образец приказа о направлении работника в командировку здесь,

бланк приказа о направлении в командировку здесь.

Возмещение расходов

Бухгалтерский отдел при приеме авансового отчета, оформленного по всем правилам и требованиям, производит возмещение затрат. Затраты рассчитываются за вычетом выплаченного аванса работнику перед командировкой.

Затратами считаются транспортные расходы и расходы на проживание. Все затраты в обязательном порядке подтверждаются соответствующими документами.

Например, если производилась аренда жилья на период командировки, то следует предоставить договор аренды.

Данные нормы рассчитываются при сопоставлении документа с отметками таможни.

В нем должны быть указаны даты пересечения границы, на основании которых рассчитывается период нахождения сотрудника в поездке на территории России и срок пребывания за границей.

Нормы по суточным регулирует статья 217 Налогового Кодекса Российской Федерации.

На сегодняшний день, на российской территории установлен показатель в 700 рублей в сутки, а на иностранной территории этот показатель равен 2500 рублей.

При однодневной поездке за границу, данные нормы сокращаются в два раза.

Может ли работник отказаться от командировки? Смотрите тут.

Получение загранпаспорта и визы

Не всегда у командированного сотрудника может оказаться загранпаспорт. В таком случае его оформлением занимается работник, направляемый за пределы России.

Оплата также производится лично им, но все расходы в последствии обязаны выплатить в бухгалтерии предприятия при предоставлении отчетных документов.

Все затраты по оформлению заграничного паспорта и визы относятся к командировочным расходам.

Однако, данное обстоятельство должно быть зафиксировано внутренними документами предприятия.

Перед командировкой сотрудника предусматривается составление соответствующей сметы. В нее входят:

  • оплата проживания;
  • оплата суточных;
  • медицинская страховка;
  • оплата поездки к месту командировки (в том числе и за возвращение в РФ или пересечение путей);
  • оплата перевозки багажа (до тридцати килограмм);
  • затраты на переговоры по телефону;
  • компенсация расходов при получении заграничного паспорта и визы;
  • оплата расходов при совершенном валютном обмене.

Законодательство предусматривает возможность предоставления сотруднику аванса, размер которого устанавливается внутренними документами компании.

После возвращения из командировки сотрудник предоставляет отчет о расходах, и та сумма расходов, которая превышает размер аванса, подлежит возмещению работодателем.

Компенсация проезда и проживания

На сегодняшний день нет норм для проживания, установленных законодательством РФ. Для этого процесса предусмотрены суточные нормы. Затраты по проезду и проживанию обуславливаются внутренними актами предприятия.

Если говорить о компенсации проезда, то сотрудник после окончания командировки должен предоставить в бухгалтерию организации соответствующие документы (билет, посадочный талон, багажная квитанция и др.)

При приобретении билета в электронном виде, следует предоставить его распечатку, а также посадочный документ.

Командировка с использованием личного автомобиля возможна только при письменном разрешении руководителя. В этом случае командированным сотрудником заполняется путевой лист, и в бухгалтерию предоставляются чеки и квитанции.

Если автомобиль является служебным, то ко всем вышеперечисленным документам прилагается технический паспорт.

При аренде автомобиля в командировке, следует приложить соглашение на аренду, акт возврата и квитанции об уплате сервиса арендодателя.

Использование банковских карт

Сегодня широко используются банковские карты. Во время командировки сотруднику может быть выдана корпоративная карта. Не исключается возможность использования личной карты командировочного работника.

Фактическим затратами в таком случае будут являться:

  • затраты в соответствии с курсом Центрального Банка на дату утверждения авансового документа;
  • затраты на обмен валюты при предоставлении банковской выписки.

Курс обмена валюты

Затраты при обмене российских денежных средств на иностранные несет само предприятие.

Вопросы налогообложения

Некоторые затраты при командировках за границу подлежат обязательному налогообложению.

К числу таковых относятся:

  1. Суточные затраты. НДФЛ не начисляется на сумму, не превышающую 2500 рублей в сутки.
  2. Проживание и бронирование. НДФЛ не начисляется на сумму, не превышающую 2500 рублей в сутки, при отсутствии документов.
  3. Дополнительные услуги отелей. НДФЛ не начисляется на сумму, не превышающую 2500 рублей в сутки, при отсутствии документов.
  4. Проезд. НДФЛ не применяется при документальном подтверждении.
    Все затраты заносятся в статью «расходы».

Возможно ли оформление командировки без суточных? Информация здесь.

Как написать отчет о командировке? Пример в этой статье.

Из вышеуказанного можно сделать вывод о том, командировки за границу 2019 года получили свое четкое законодательное регулирование, и при их оформлении работодатель должен учитывать все особенности российского законодательства, даже если он – зарубежный субъект предпринимательства.

На видео о служебной командировке за границу

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
    • Регионы — 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Другие публикации:

  • Льготы для инвалидов 2 группы по оплате коммунальных услуг Как и в каком размере предоставляются льготы по оплате коммунальных услуг для инвалидов Часто в жизни люди оказываются в сложных ситуациях из-за проблем со своим здоровьем или здоровьем своих близких. Многие теряются, не знают, кто и как […]
  • Льготы выезжающим из севера Меры социальной поддержки и льготы жителям Крайнего Севера в 2019 году Меры социальной поддержки Меры социальной поддержки жителей Крайнего Севера Меры социальной поддержки и льготы жителям Крайнего Севера установлены: Федеральным […]
  • Средняя пенсия по коми Минимальная пенсия в Республике Коми Минимальная пенсия в Республике Коми в 2019 году В Республике Коми в 2019 не работающим пенсионерам полагается доплата к пенсии до 10742 руб. Размер регионального прожиточного минимума пенсионера […]
  • Трудовой договор образец в формате word Рабочие места в вашем городе Закройте вакансии, расскажите о фирме, продвиньте товары или услуги вашей компании. Оформите подписку на новые вакансии или резюме и получайте актуальные объявления на e-mail. Трудовой договор Образцы […]
  • Алименты на детей в процентах от зарплаты Какой процент составляют алименты от зарплаты? Алименты присуждаются родителям, которые не живут более с ребенком, но по закону обязаны его содержать до совершеннолетия, а иногда и дольше. Такая обязанность определяется как по отношению […]
  • 1с внешнее соединение лицензия Подключение к 1C 8.3 и 8.2 и работа по COM соединению Подключение к другой базе 1С 8 по COM-соединению — очень полезная вещь. В основном, эта функция необходима для обмена данными между конфигурациями. Но по каким-то причинам у новичков […]
Проживание в гостинице в командировке документы 2019