Требования к вордовскому документу

Изложение текста и оформление работ следует выполнять в соответствии с требованиями ГОСТ 7.32 – 2017.

1 Текст работ следует печатать, соблюдая следующие требования:

— текст набирается шрифтом Times New Roman кеглем не менее 12, строчным, без выделения, с выравниванием по ширине;
— абзацный отступ должен быть одинаковым и равен по всему тексту 1,25 см;
— строки разделяются полуторным интервалом;
— поля страницы: верхнее и нижнее – 20 мм, левое – 30 мм, правое – 15 мм;
— полужирный шрифт применяется только для заголовков разделов и подразделов. заголовков структурных элементов;
— разрешается использовать компьютерные возможности акцентирования внимания на определенных терминах, формулах, теоремах, применяя шрифты разной гарнитуры;
— введение и заключение не нумеруются.

2 Основную часть работы следует делить на разделы и подразделы:

— разделы и подразделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста, за исключением приложений;
— нумеровать их следует арабскими цифрами;
— номер подраздела включает номер раздела и порядковый номер подраздела, разделенные точкой;
— после номера раздела и подраздела в тексте точку не ставят;
— разделы и подразделы должны иметь заголовки;
— заголовки разделов и подразделов следует печатать с абзацного отступа с прописной буквы, полужирным шрифтом, без точки в конце, не подчеркивая;
— если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой;
— переносы слов в заголовках не допускаются;
— каждый структурный элемент и каждый раздел основной части отчета начинают с новой страницы.

3 Нумерация страниц текстовых документов:

— страницы работ следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту работ;
— титульный лист включают в общую нумерацию страниц работ;
— номер страницы на титульном листе не проставляют;
— номер страницы проставляют в центре нижней части листа без точки.

— на все рисунки должны быть ссылки: …в соответствие с рисунком 1;
— рисунки, за исключением рисунков приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией;
— рисунки могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст), наименование помещают после пояснительных данных: Рисунок 1 – Детали прибора;
— рисунки каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения: Рисунок А.3.

— на все таблицы должны быть ссылки, при ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера;
— таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией;
— наименование таблицы следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа: Таблица 1 – Детали прибора;
— таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.

— в тексте отчета на все приложения должны быть ссылки, приложения располагаются в порядке ссылок на них в тексте отчета;
— каждое приложение следует размещать с новой страницы с указанием в верхней части страницы слова «ПРИЛОЖЕНИЕ»;
— заголовок приложения записывают с прописной буквы, полужирным шрифтом, отдельной строкой по центру без точки в конце;
— приложения обозначаются прописными буквами кириллического алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й О, Ч, Ъ, Ы, Ь;
— допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением I и O;
— в случае полного использования букв кириллического и латинского алфавита допускается обозначать приложения арабскими цифрами.

Оформление документов

Рекомендации к оформлению документов

Формат листа А4: основной текст документа – по ширине; шрифт Times New Roman Cyr размером № 12, левое поле – 20 — 30 мм, правое поле – 10 — 20 мм, верхнее поле – 20 мм, нижнее поле – 20 мм, первая строка (начало абзаца текста) – отступ 1,25; межстрочный интервал по основному тексту – 1,2 — полуторный; интервал абзаца «после» — 6 пт.

Шапка документа — отступ слева — 7,5 — 8 см; шрифт Times New Roman Cyr размером № 10; по левому краю; межстрочный интервал – одиночный

отступ с межстрочным интервалом – одиночный

от кого и адрес заявителя

два отступа – шрифт Times New Roman Cyr размером № 12; с межстрочным интервалом – одиночный

Заголовок документа – по центру; с разрядкой между букв; шрифт Times New Roman Cyr размером № 14 — 16; интервал абзаца «после» — 2 пт.

Подзаголовок документа – по центру; с разрядкой между букв; шрифт Times New Roman Cyr размером № 10; интервал абзаца «после» — 0 пт.

Отступ от основного текста – шрифт Times New Roman Cyr размером № 12; с межстрочным интервалом – одиночный.

Текст документа – по ширине; левое поле – 20 — 30 мм; правое поле – 10 — 20 мм; шрифт Times New Roman Cyr размером № 12; с межстрочным интервалом – 1,2 — 1,5; интервал абзаца «после» — 6 пт.

Примечания – по ширине; левое поле – 20 — 30 мм; правое поле – 10 — 20 мм; шрифт Times New Roman Cyr размером № 10; с межстрочным интервалом – одиночный; интервал абзаца «после» — 2-3 пт. Текст – нумерация по мере упоминания в тексте.

Поле даты, подписи и расшифровки подписи – шрифт Times New Roman Cyr размером № 12; с межстрочным интервалом – одиночный; интервал абзаца «после» — 0 пт. Расшифровка подписи (в скобках) – И. О. Фамилия.

В зависимости от объема текста указанные выше рекомендации могут быть изменены с целью удобочитаемости и уменьшения объема текста. Например, могут быть изменены размеры полей, размер шрифта основного текста и прочее.

Microsoft Word и правила российского делопроизводства: шесть полезных настроек

Microsoft Word и правила российского делопроизводства: шесть полезных настроек

Идея этого материала родилась на занятиях, которые автор этих строк проводил для пользователей Word в одной окологосударственной организации. Сотрудников переводили на новую версию программы – тогда еще 2007-ю. Сильное впечатление на меня произвел тот факт, что добрая половина вопросов касалась изменения умолчаний новой версии (наименования и размера шрифта, межстрочных интервалов, отступа красной строки, размеров полей, нумерации страниц и т. п.). Оказалось, что в этой конторе – драконовская инструкция по ведению делопроизводства, с которой совершенно не вязались первоначальные настройки программы.

Чтобы убедиться в распространенности этой проблемы, достаточно набрать в поисковой строке правовой базы Консультант Плюс имя всем известного шрифта – Times New Roman. В ответ вы получите список нормативных актов самых разных российских инстанций – от Генеральной Прокуратуры до региональных администраций. Все эти документы жестко предписывают: для ведомственного делопроизводства использовать именно Times New Roman и ничего другого. Интересно, знают ли об этом маркетологи Microsoft, которые в двух последних версиях отказались от самого любимого в России шрифта как стандартной настройки русского Word?

Если ваш работодатель настаивает на соблюдении определенных требований к оформлению документов, данный материал, надеемся, поможет вам при переходе на новую версию программы – Microsoft Word 2010. С помощью этих рекомендаций вы сможете быстрее найти самые востребованные настройки и привести их в соответствие с нормами вашей организации.

Используя эти советы, учитывайте два важных обстоятельства:

  • Многие проблемы в Word можно разрешить несколькими разными способами. Вполне возможно, что другие авторы предложат совершенно иные рецепты решения тех же проблем. Это не должно смущать.
  • Описываемые здесь изменения предпочтительнее вносить в той очередности, в которой они расставлены в этой статье.

1. Устанавливаем Times New Roman шрифтом по умолчанию

Требование набирать все документы исключительно шрифтом Times New Roman встречается почти во всех известных автору российских инструкциях по делопроизводству. Старожилы делопроизводства не исключают, что эта норма и родилась-то в давние времена потому, что Microsoft Word прежних версий предлагал этот шрифт в качестве стандартного. Однако с 2007 года поведение программы изменилось: в двух последних версиях Word по умолчанию использует для обычного текста шрифт Calibri.

Чтобы исправить этот недостаток, лучше всего создать и установить по умолчанию новую шрифтовую тему. Для этого:

  1. Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в окне Word горячую клавишу или выбрав команду Файл – Создать – Новый документ.
  2. Выберите команду ленты Главная – Изменить стили – Шрифты – Создать новые шрифты темы.
  3. В появившемся диалоге установите Times New Roman в качестве шрифта заголовков и шрифта обычного текста, задайте имя схемы (на рис. 1 мы, например, назвали ее Российская) и нажатием кнопки Сохранить зафиксируйте изменения.
  4. Вновь войдите в меню Главная – Изменить стили – Шрифты, убедитесь, что новая шрифтовая схема появилась в списке, и выберите ее. Этим вы зафиксируйте данную схему в текущем документе.
  5. Еще раз вызовите меню Главная – Изменить стили и выберите команду По умолчанию. Этим шагом вы обяжете Word использовать для всех последующих документов схему, которую вы на предыдущих шагах создали и зафиксировали для текущего документа.

Рис. 1. Диалог Создание новых шрифтов темы

В документах, которые вы успели создать в Word 2010 до внесения этих изменений, шрифтовую схему нужно поменять вручную так, как мы сделали это на шаге 4.

2. Исправляем размер шрифта и расстояние между строками текста

Обычно, кроме наименования шрифта, в инструкциях прописана и его величина. Чаще всего документы необходимо набирать 14-м размером, реже – 13-м или 12-м, но никогда – 11-м, который Word 2010 предлагает по умолчанию.

Похожая ситуация и с расстояниями между строками текста. В нормах делопроизводства обычно фигурирует одинарный или полуторный межстрочный интервал. А в последних версиях Word для этого параметра выбрано значение 1,15. Кроме того, Word 2007-2010 разделяет стандартные абзацы интервалами в 10 пунктов – это российские нормы вроде не отвергают, но и не приветствуют.

Смотрите так же:  Платье спор цвета

Чтобы облегчить изменение этих умолчаний, авторы Word 2010 добавили новую команду на вкладку Главная в меню Изменить стили. Диалог, в который приведет нас эта команда, существовал и ранее, но добираться до него теперь удобнее. Воспользуемся этим:

  1. Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в окне Word горячую клавишу или выбрав команду Файл – Создать – Новый документ.
  2. Выберите команду ленты Главная – Изменить стили – Интервал между абзацами – Пользовательские интервалы для абзаца. Откроется вкладка По умолчанию диалога Управление стилями (рис. 2).
  3. На открывшейся вкладке приведите в соответствие с нормами вашей организации размер шрифта, расстояния перед и после абзаца, междустрочный интервал. На рис. 2 соответствующие параметры выделены рамками.
  4. Обязательно установите переключатель В новых документах, использующих этот шаблон.
  5. Примените изменения нажатием кнопки OK.

Рис. 2. Вкладка По умолчанию диалога Управление стилями. Рамками выделены элементы управления, отвечающие за размер шрифта, интервалы между абзацами и между строками в абзаце.

Если вы – пользователь начального уровня и оформляете документы исключительно «вручную» (т. е. ограничивайтесь командами, которые сосредоточены в группах Шрифт и Абзац вкладки Главная), на этом можно перейти к следующему совету. Но если вы используйте при оформлении документов стили Word, то после описанных изменений придется также провести проверку используемых стилей на корректность шрифтов и межстрочных расстояний.

Если вы вникали в устройство стилей Word, то, вероятно, представляете, что они могут довольно сложно связываться между собой. Иногда внесение изменений в один стиль (родительский) приводит к корректировке дочерних стилей, в других случаях этого не происходит. Есть и такие стили, у которых вообще нет «родителей». Изучив эти связи, вы легко поймете, почему после вышеописанных изменений в одних ваших стилях шрифт и интервалы поправились «сами собой», в других – нет. Там, где не поправились, это необходимо сделать вручную. Например, ручной «доводки» потребуют встроенные заголовки Word (стили Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 и т. п.). Делается это так:

  1. Любым удобным для вас способом вновь создайте новый пустой документ со стандартными настройками.
  2. На вкладке Главная в галерее стилей найдите кнопку того стиля, который нужно поправить. Щелкните по ней правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите пункт Изменить. Откроется диалог Изменение стиля (рис. 3).
  3. В диалоге Изменение стиля (рис. 3) поправьте размер шрифта. При корректировке встроенных заголовков здесь заодно стоит поменять цвет (сделать цветной текст черным) и выравнивание (в России заголовки чаще центруют, а не выравнивают влево, как это изначально делает Word).
  4. Щелкните мышью по кнопке Формат в левом нижнем углу диалога и в открывшемся меню выберите команду Абзац. Откроется диалог, в котором переключитесь на вкладку Отступы и интервалы.
  5. На вкладке Отступы и интервалы приведите элементы управления группы Интервал в соответствие с требованиями вашего работодателя и закройте диалог кнопкой OK.
  6. Вернувшись в диалог Изменение стиля (рис. 3), обязательно установите в нем переключатель В новых документах, использующих этот шаблон и нажмите кнопку OK.

Рис. 3. Диалог Изменение стиля.

Может показаться, что такая «возня» со стилями – это лишние проблемы. Однако если вы создаете много документов со стандартизированным оформлением, затраты сил на приведение стилей в соответствие с инструкциями вашей организации быстро окупятся.

Примечание. Дотошные знатоки программы, возможно, скажут, что в Word 2010 есть команда, которая позволяет быстро привести стили к тому виду, который по умолчанию использовался в Word 2003. Автор этих строк знает о такой команде, но не советует на нее полагаться. Стили Word 2003 были ближе к типичным нормам российского делопроизводства, но тоже в полной мере им не соответствовали. Поэтому их все равно придется проверять и редактировать.

3. Приводим поля страницы к установленной норме

По умолчанию Word 2010 создает документы, в которых левому полю отдано 3 см, правому – 1,5, нижнему и верхнему – по 2 см. Однако часто в инструкциях по делопроизводству предписаны другие размеры. Например, могут встречаться цифры, заимствованные из ГОСТа Р 6.30-2003, где левому, верхнему, нижнему и правому полям отведены соответственно 2, 2, 2 и 1 см. На вкладке Разметка страницы в меню Поля есть несколько предустановленных вариантов полей, но именно этих значений там нет.

Чтобы не приходилось менять поля в каждом новом документе, проделайте следующее:

  1. Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в OKне Word горячую клавишу или выбрав команду Файл – Создать – Новый документ.
  2. Перейдите на вкладку ленты Разметка страницы и в группе Параметры страницы выберите команду Поля – Настраиваемые поля. Откроется вкладка Поля диалога Параметры страницы (рис. 4).
  3. В открывшемся диалоге установите необходимый размер полей.
  4. Когда поля заданы, обязательно нажмите кнопку По умолчанию в нижней части диалога. Если этого не сделать, поля изменятся только в текущем документе, а не в шаблоне, на основе которого будут создаваться последующие новые документы.
  5. Закройте диалог нажатием кнопки OK.

Рис. 4. Вкладка Поля диалога Параметры страницы.

Если вы создаете документы на основе других шаблонов, аналогичные действия нужно выполнить и с ними.

4. Создаем стиль для стандартного абзаца с красной строкой

В российских организациях и учреждениях принято выравнивать обычный текст документов по ширине страницы, а первую строку каждого абзаца начинать отступом («красной строкой»). Во многих инструкциях задана величина такого отступа – обычно 1,25 см.

Начинающие пользователи такое форматирование обычно производят вручную. Для выравнивания по ширине используется кнопка в группе Абзац вкладки Главная или горячая клавиша . Отступ обычно создают, передвигая на горизонтальной линейке верхний треугольник – тот, который направлен острием вниз. Ленивые обходятся нажатием в начале абзаца клавиши – при стандартных настройках она сдвигает текст влево как раз на 1,25 см. Однако если вы хотите, чтобы ваши документы были аккуратными и предсказуемыми, правильнее реализовать такое оформление как стиль.

Для этого доступны несколько способов. В частности, можно активировать и поправить уже существующую стилевую заготовку Красная строка, которая глубоко запрятана в недрах программы. Но, пожалуй, проще и быстрее создать новый собственный стиль. Вот как это делается:

  1. Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в окне Word горячую клавишу или выбрав команду Файл – Создать – Новый документ.
  2. В созданном документе наберите абзац произвольного текста.
  3. Выделите абзац, перейдите на вкладку Главная и в галерее экспресс-стилей убедитесь, что абзацу присвоен стиль Обычный. Если это не так, установите ему именно Обычный. Строго говоря, этот шаг необязателен, но в дальнейшем создание нового стиля на базе Обычного, а не какого-либо другого стиля, облегчит форматирование (особенно если ваш документ попадет к пользователю, который применяет более изощренные приемы оформления).
  4. Полностью оформите абзац. В нашем случае следует установить выравнивание по ширине с помощью соответствующей кнопки вкладки Главная, а отступ первой строки – с помощью верхнего треугольника линейки. На рис. 5 эти элементы управления выделены. Клавишу в этом случае лучше не использовать, если вы точно не знаете алгоритма ее действия. При необходимости определите другие параметры абзаца.

Рис. 5. Выделенные элементы управления позволяют быстро выровнять абзац по ширине и снабдить его красной строкой.

  • Когда абзац приведен к желаемому виду, установите в него курсор и из контекстного меню вызовите команду Стиль — Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль. Появится диалог Создание стиля.
  • В диалоге Создание стиля определите имя стиля, например, КрСтр. По возможности давайте своим стилям названия длиной не более 5-6 символов, иначе их неудобно различать в галерее стилей.
  • Нажмите кнопку Изменить, которая приведет вас в подробный диалог настройки стиля.
  • В подробном диалоге Создание стиля обязательно установите переключатель В новых документах, использующих этот шаблон и убедитесь, что включен флажок Добавить в список экспресс-стилей. При необходимости здесь также можно провести более тонкую настройку стиля.
  • Когда стиль полностью настроен, нажмите кнопку OK. В галерее стилей на вкладке Главная должен отобразиться новый элемент (рис. 6).
  • Рис. 6. Сохраненный стиль должен отобразиться в галерее стилей на вкладке Главная.

    Теперь мы сможем выравнивать абзац по ширине и снабжать его красной строкой одним щелчком мыши по кнопке в галерее стилей.

    Алгоритм создания стилей здесь описан на примере абзаца с красной строкой, но на самом деле он универсален. Примерно так же можно создать любой стиль, например, для быстрого оформления адресата документа.

    5. Снабжаем шаблон правильной нумерацией страниц

    Российские правила делопроизводства обычно требуют, чтобы при изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы были пронумерованы. Номер должен состоять только из цифры, размещаться посередине верхнего поля листа и оформляться тем же шрифтом, что и основной текст документа.

    В Word 2007-2010 к этим требованиям ближе всего заготовка Простой номер 2, которая доступна на вкладке Вставка в меню Номер страницы — Вверху страницы. Однако эта заготовка требует «доводки»: номер сначала вставится на всех страницах документа, включая первую, а оформление его может отличаться от основного текста.

    Раз и навсегда сформулируем правила нумерации в шаблоне, на основе которого вы создаете документы. Тогда в будущем из раза в раз требуемый вариант колонтитулов будет генерироваться «сам собой». Проделайте следующее:

    1. Закройте все открытые документы. Текущее окно Word должно быть единственным. Командой Файл – Открыть вызовите диалог Открытие документа (рис. 7).
    2. В открывшемся диалоге щелкните по кнопке Надежные шаблоны, которая находится в левой части диалога (на рис. 7 обведена красной рамкой). Вы окажетесь в папке, в которой хранится файл Normal. Это так называемый общий шаблон, на основании которого Word создает новые стандартные документы.

    Рис. 7. Диалог Открытие документа. Красной рамкой выделена кнопка, позволяющая быстро добраться до папки, в которой хранится файл Normal, а стрелкой – сам этот файл.

  • Откройте файл Normal так же, как вы открываете любой другой документ.
  • Перейдите на вкладку Вставка и в группе Колонтитулы выберите команду Номер страницы – Вверху страницы – Простой номер 2. Выполняя эту команду, программа автоматически перейдет в режим работы с колонтитулами. На ленте отобразится вкладка Работа с колонтитулами – Конструктор.
  • На контекстной вкладке ленты Работа с колонтитулами – Конструктор в группе Параметры установите флажок Особый колонтитул для первой страницы. Номер на первой странице исчезнет, но если вы увеличите число страниц, то легко убедитесь, что на последующих он появляется.
  • Закройте режим работы с колонтитулами, нажав кнопку Закрыть окно колонтитулов у правого края контекстной вкладки Работа с колонтитулами – Конструктор.
  • Если ваша инструкция фиксирует не только положение номера, но и его оформление, измените стиль, которым оформлен колонтитул. При этом вы обнаружите, что галерея Экспресс-стили на вкладке Главная не отображает второстепенные стили, к которым относится и оформление колонтитулов. Значит, вам нужно добраться туда, где виден более полный перечень стилей. Как это сделать, понятно по рис. 8. Щелкните мышью на маленькой диагональной стрелке справа от названия группы Стили. В окне программы отобразится область задач Стили. Если вы все верно сделали на предыдущих шагах, в числе прочего здесь присутствует и стиль Верхний колонтитул.

    Рис. 8. Чтобы отредактировать стиль Верхний колонтитул, до него нужно добраться. Выделены кнопка, которая открывает область задач Стили, и сам искомый стиль.

  • Щелкните правой кнопкой мыши по названию стиля Верхний колонтитул в области задач Стили и из появившегося контекстного меню выберите команду Изменить. Откроется уже знакомый нам диалог Изменение стиля.
  • Приведите настройки стиля Верхний колонтитул в соответствие с требованиями вашей инструкции. Например, можно поправить размер шрифта, если он отличается от того размера, какой мы ранее установили для текста документа.
  • Когда колонтитул сформирован, сохраните и закройте шаблон, в который вносились изменения. Поскольку мы поправили общий шаблон Normal, лучше вообще закрыть Word и запустить его снова.
  • Смотрите так же:  Налог ип на упрощенке за 2019 сколько платить

    Рекомендуем сразу же создать новый документ и протестировать на нем работу колонтитулов. Пока в файле одна страница, колонтитула на ней нет. Но как только в документ добавятся следующие страницы, на них автоматически должен отобразиться номер.

    6. Усмиряем автозамену и автоформат

    Настройки, о которых мы поговорим в этом разделе, не прописываются в нормативных документах. Однако корень проблемы тот же: умолчания Word не вполне соответствуют российским традициям оформления документов.

    Коротко напомним, в чем суть рассматриваемых функций автозамены и автоформата. Редактор непрерывно отслеживает ваши действия. И не просто отслеживает: введенный вами текст может корректироваться «сам собой», без явных команд с вашей стороны. В одних случаях такой автоматизм облегчает жизнь, например, программа умеет исправлять широкий круг опечаток. Наберите в документе «оданко» и убедитесь, что Word сам превратит неверно написанное слово в «однако». Увы, не всегда «самоуправство» программы так полезно. Изрядный процент пользователей Word изо дня в день тратит свои силы на исправление одних и тех же ошибок автоформата и автозамены, вместо того, чтобы несколькими щелчками мыши раз и навсегда откорректировать их настройки.

    Чтобы добраться до настроек автозамены и автоформата, проделайте следующее:

    1. Вызовите команду Файл – Параметры и в открывшемся диалоге Параметры Word перейдите в раздел Правописание.
    2. В разделе Правописание нажмите кнопку Автозамена. Откроется диалог Автозамена, в котором наибольший интерес представляют две вкладки – Автозамена и Автоформат при вводе.

    Придирчивым пользователям советуем на досуге внимательно изучить все (именно все) настройки этих вкладок. Здесь мы ограничимся одним примером, на котором особенно ярко видны ограничения русификации Word. Это флажок Делать первые буквы предложений прописными на вкладке Автозамена (рис.).

    Рис. 9. Вкладка Автозамена диалога Автозамена. Выделен флажок, отвечающий за перевод букв в заглавные после знака препинания.

    Если этот флажок включен, Word отслеживает появление в тексте знаков препинания. Вы вводите точку, программа проверяет, внесено ли слово, предшествующее этой точке, в список исключений, и если нет, то автоматически переводит первую букву следующего слова в верхний регистр. С одной стороны, такой автоматизм удобен, особенно для пользователей, слабо владеющих клавиатурой. С другой стороны, неуместные заглавные буквы после сокращений – одна из самых распространенных ошибок, с которой сталкивается каждый читатель электронных документов.

    Беда в том, что список исключений, составленный специалистами Microsoft, неполон. Наиболее яркий пример: сокращать слово «рубль» в России принято и тремя буквами (руб.), и одной (р.). Для делового и профессионального оборота второй вариант считается более предпочтительным, именно он прописан в настройках локализации ОС Microsoft Windows. Увы, русский Word изначально считает, что после буквы р с точкой должно непременно следовать начало нового предложения.

    Исправить подобные недоразумения просто: добавьте сокращение к числу исключений. Когда Word ошибочно сделал первую букву слова заглавной, проделайте следующее:

    1. Задержите мышь над буквой, которая ошибочно переведена в заглавные. Под буквой появится мерцающий контекстный значок Параметры автозамены.
    2. Щелкните мышью по этому контекстному значку. Раскроется всплывающее меню управления автозаменой (рис. 10).
    3. Выберите из появившегося меню подходящий вариант. В нашем примере лучше всего создать для буквы «р» с точкой исключение (соответствующая команда отмечена на рис. 10 стрелкой).

    Рис. 10. Пример ошибки автозамены и ее исправление с помощью контекстного меню Параметры автозамены. Выделена команда, которая создаст новое исключение.

    Просмотреть полный список созданных исключений можно в уже упомянутом диалоге Автозамена. Для этого на вкладке Автозамена следует нажать кнопку Исключения.

    Впрочем, автор этих строк предпочитает не мучиться с исключениями, а вообще выключает настройку Делать первые буквы предложений прописными. Кончено, тогда надо нажимать в начале каждого предложения, но, на мой взгляд, это проще, чем отслеживать излишнее «творчество» программы.

    Как видим, изначальные настройки Microsoft Word далеко не в полной мере соответствуют преобладающим правилам российского делопроизводства. Но благодаря гибкости программы, ее реально адаптировать практически к любым вариантам форматирования.

    Если среди читателей этой статьи оказались руководители организаций и учреждений с четкими регламентами оформления документов, рискнем дать им совет. Поручите своим «айтишникам» проработку вопроса о централизованном приведении настроек пользователей Microsoft Office в соответствие с ведомственными или локальными нормативными актами. Можно и нужно создать внутрифирменный шаблон с тщательно выверенным набором настроек, снабдить его инструкцией и затем «раскидать» по рабочим местам. Это позволит при меньших затратах времени создавать более качественные и единообразные документы.

    Статья опубликована в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – эффективное воплощение ваших идей».

    Абзацный отступ 1.25 в Ворде: как сделать?

    Для оформления документов, дипломных работ, рефератов, научных статей требуется установить абзацный отступ 1.25 см в Word или другом текстовом редакторе. Как сделать этот отступ у всего документа?

    Правильнее будет установить красную строку (абзацный отступ) 1.25 см до начала работы с документом, но можно это также сделать и на любом этапе работы с текстом.

    • Выделите весь текст, нажав клавиатурную комбинацию CTRL +A(Ф) (две клавиши одновременно).

    • Нажмите в любом месте выделенного фрагмента правую кнопку мыши — Абзац.

    • Установите отступ Первая строка — Отступ — 1,25 смОК.

    Красная строка установлена у всего документа. Читайте Какие еще есть способы установки абзацных отступов в Word.

    Какие могут быть трудности?

    Пользователь по незнанию делал красную строку пробелами, в этом случае нужно предварительно удалить все ненужные пробелы, а потом сделать отступ, как написано выше.

    Спасибо за Вашу оценку. Если хотите, чтобы Ваше имя
    стало известно автору, войдите на сайт как пользователь
    и нажмите Спасибо еще раз. Ваше имя появится на этой стрнице.

    Есть мнение?
    Оставьте комментарий

    Понравился материал?
    Хотите прочитать позже?
    Сохраните на своей стене и
    поделитесь с друзьями

    Вы можете разместить на своём сайте анонс статьи со ссылкой на её полный текст

    Ошибка в тексте? Мы очень сожалеем,
    что допустили ее. Пожалуйста, выделите ее
    и нажмите на клавиатуре CTRL + ENTER.

    Кстати, такая возможность есть
    на всех страницах нашего сайта

    2007-2019 «Педагогическое сообщество Екатерины Пашковой — PEDSOVET.SU».
    12+ Свидетельство о регистрации СМИ: Эл №ФС77-41726 от 20.08.2010 г. Выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.
    Адрес редакции: 603111, г. Нижний Новгород, ул. Раевского 15-45
    Адрес учредителя: 603111, г. Нижний Новгород, ул. Раевского 15-45
    Учредитель, главный редактор: Пашкова Екатерина Ивановна
    Контакты: +7-920-0-777-397, [email protected]
    Домен: http://pedsovet.su/
    Копирование материалов сайта строго запрещено, регулярно отслеживается и преследуется по закону.

    Отправляя материал на сайт, автор безвозмездно, без требования авторского вознаграждения, передает редакции права на использование материалов в коммерческих или некоммерческих целях, в частности, право на воспроизведение, публичный показ, перевод и переработку произведения, доведение до всеобщего сведения — в соотв. с ГК РФ. (ст. 1270 и др.). См. также Правила публикации конкретного типа материала. Мнение редакции может не совпадать с точкой зрения авторов.

    Для подтверждения подлинности выданных сайтом документов сделайте запрос в редакцию.

    сервис вебинаров

    О работе с сайтом

    Мы используем cookie.

    Публикуя материалы на сайте (комментарии, статьи, разработки и др.), пользователи берут на себя всю ответственность за содержание материалов и разрешение любых спорных вопросов с третьми лицами.

    При этом редакция сайта готова оказывать всяческую поддержку как в публикации, так и других вопросах.

    Если вы обнаружили, что на нашем сайте незаконно используются материалы, сообщите администратору — материалы будут удалены.

    Минский городской исполнительный комитет
    220030, Минск, проспект Независимости 8

    • Власть
      • Республиканские государственные органы
        • Комитет государственного контроля Республики Беларусь
        • Управление КГБ по г.Минску и Минской области
        • Прокуратура города Минска
        • Управление Следственного комитета Республики Беларусь по г. Минску
        • Инспекции МНС Республики Беларусь по городу Минску
        • Минское городское управление МЧС
        • Минский городской комитет природных ресурсов
          и охраны окружающей среды
        • Минское городское агентство по государственной регистрации
        • Минский городской центр гигиены и эпидемиологии
        • Главное статистическое управление города Минска
        • Минское городское управление по надзору
          за рациональным использованием ТЭР
        • Минское городское управление Фонда социальной защиты
        • Представительство Республиканского центра по оздоровлению
          и санаторно-курортному лечению населения
        • Управление Государственного комитета судебных экспертиз Республики Беларусь по г.Минску
      • ПРЕДСТАВИТЕЛЬНАЯ ВЛАСТЬ
      • Мингорсовет депутатов
      • Депутаты Палаты представителей от г. Минска
      • Члены Совета Республики Национального собрания от г. Минска
      • ИСПОЛНИТЕЛЬНАЯ ВЛАСТЬ
      • Мингорисполком
      • Руководство Мингорисполкома
      • Структурные подразделения Мингорисполкома
        • Комитеты
        • Управления
        • Главное управление внутренних дел
      • Администрации районов г. Минска
        • Заводской район
        • Ленинский район
        • Московский район
        • Октябрьский район
        • Партизанский район
        • Первомайский район
        • Советский район
        • Фрунзенский район
        • Центральный район
      • СУДЕБНАЯ ВЛАСТЬ
      • Минский городской суд
      • Экономический суд города Минска
      • ПРЕДПРИЯТИЯ И ОРГАНИЗАЦИИ
      • Предприятия и организации
    • Администрации районов Минска
      • Заводской район
      • Ленинский район
      • Московский район
      • Октябрьский район
      • Партизанский район
      • Первомайский район
      • Советский район
      • Фрунзенский район
      • Центральный район
    • О Минске
      • Устав города
      • Символика
      • История города
      • Руководители города с 1879 года
      • Общие сведения
      • Почетные граждане
      • Минчане года
      • Города-побратимы
      • Знаменательные даты
      • Фотогалерея
      • Видеоролик о г.Минске
      • Экскурсионный путеводитель
    • Одно окно
      • «Одно окно» Мингорисполком
      • «Одно окно» Заводской район
      • «Одно окно» Ленинский район
      • «Одно окно» Московский район
      • «Одно окно» Октябрьский район
      • «Одно окно» Партизанский район
      • «Одно окно» Первомайский район
      • «Одно окно» Советский район
      • «Одно окно» Фрунзенский район
      • «Одно окно» Центральный район
    • Обращения
      • Форумы
      • Электронные обращения
      • Запись на прием к главам администраций районов г. Минск
      • Нормативные документы
      • График «прямых телефонных линий»
      • Графики приема граждан и юридических лиц
      • Ответы на электронные обращения, носящие массовый характер
    • Объявления
      • Конкурсы
      • Аукционы
      • Аренда помещений
      • Закупки
      • Все объявления
    • Поиск
    1. Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь (далее — настоящая Инструкция) устанавливает единый порядок оформления организационно-распорядительных документов (далее — документов) с использованием компьютерных технологий с учетом требований Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ 6.38 — 95) «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Комитета по стандартизации, метрологии к сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 20 октября 1995 г. № 11 «Об утверждении, введении в действие, изменении стандартов» (далее — СТБ 6.38 — 95).

    Смотрите так же:  Налог на cadillac srx

    Печатание и оформление документов в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:

    2.1. формат А4 (210 х 297 мм) — для, протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем — формат А 4 и формат А 5 (148 х 210 мм):

    • поля страницы: верхнее и нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого -до 8 мм (когда текст не вмещается);
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пунктов*. В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
    • межстрочный интервал: для формата А 4 — одинарный; в адресах, заголовках и подписях, а также для формата А5 — точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
    • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
    • выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов);
    • номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 — 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).

    2.2. для тезисов выступлений:

    • формат А4 (210×297 мм);
    • поля страницы: верхнее и нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — 10 мм;
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер
      16 пт (в заголовках — полужирный курсив подчеркнутый и полужирный
      курсив, размер 14 пт);
    • межстрочный интервал полуторный (в заголовках — точно 12 пт);
    • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
    • выравнивание по ширине, без разрыва абзацев на следующую страницу и без переносов слов;
    • номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 -15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).

  • Реквизиты документа (за исключением текста), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения» отделяют друг от друга одним интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным интервалом.
    Например:

    При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.
    Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 знаков (70 мм).

    От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают следующие реквизиты: «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ». Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на 120 мм от левого поля документа.

    Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.

    Реквизит «Адресат» оформляется с отступом от левого поля 80 мм.

    Реквизиты «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу» оформляется с отступом от левого поля 100 мм; отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.

    Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» оформляется с отступом от левого поля 120 мм, на уровне последней строки наименования должности.
    При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.

    Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст — через межстрочный интервал точно 14 пт.

    В случае оформления резолюций на отдельных листах соблюдаются следующие правила печатания их текста:

    10.1. для рефератки малого размера:

    • формат А6 (105 х 148 мм);
    • поля страницы: верхнее — не менее 10 мм, нижнее — не менее 10 мм, левое — не менее 12 мм, правое — не менее 8 мм;
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;
    • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
    • первая строка в абзаце с отступом 10 мм;
    • выравнивание по ширине, с переносом слов;

    10.2. для рефератки среднего размера:

    • формат А5 (148 х 210 мм);
    • поля страницы: верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 10 мм, левое — 20 мм, правое — не менее 8 мм;
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив
    • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
    • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
    • выравнивание по ширине, с переносом слов;

    10.3. для рефератки большого размера:

    • формат А4 (210 х 297 мм);
    • поля страницы: верхнее — не менее 20 мм, нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — 10 мм;
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 -15 пт, полужирный, полужирный курсив;
    • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается)
    • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
    • выравнивание по ширине, с переносом слов.

  • Для таблиц, печатаемых на листах формата A3 (297 х 420 мм):
    • поля страницы: верхнее и нижнее — 20 мм, левое — 30 мм, правое -10 мм. Допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого — до 8 мм (когда текст не вмещается);
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. Допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
    • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
    • номер страницы в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 -15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт.

  • В нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа (за исключением рефераток) печатаются индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке) и инициалы (для машинисток), дата создания документа, имя файла (на второй строке);
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычный, размер 9 пт;
    • межстрочный интервал — точно 9 пт.

    Например:

    Другие публикации:

    • Приказ 465 о войсковом хозяйстве во внутренних войсках Приказ 465 о войсковом хозяйстве во внутренних войсках Приложение 2 к Приказу МВД России от 19 апреля 1999 г. N 298 ПЕРЕЧЕНЬ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ МВД СССР, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ПРИМЕНЕНИЮ В ОРГАНАХ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ, А ТАКЖЕ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ […]
    • Религиозная экспертиза Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 18 февраля 2009 г. N 53 г. Москва "О государственной религиоведческой экспертизе" Изменения и поправки Комментарии Российской Газеты Зарегистрирован в Минюсте РФ 25 февраля 2009 г. […]
    • Оформление медицинской документации приказ Приказ Министерства здравоохранения РФ от 15 декабря 2014 г. N 834н "Об утверждении унифицированных форм медицинской документации, используемых в медицинских организациях, оказывающих медицинскую помощь в амбулаторных условиях, и порядков […]
    • Приказ от 1 июня 2009 г 290н статус Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 1 июня 2009 г. N 290н "Об утверждении Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты" (с […]
    • Дополненный приказ Приказ Министерства транспорта РФ от 20 октября 2014 г. N 297 "Об утверждении Федеральных авиационных правил "Радиотехническое обеспечение полетов воздушных судов и авиационная электросвязь в гражданской авиации" (с изменениями и […]
    • Договор дарения 1 2 квартиры ДОГОВОР ДАРЕНИЯ ДОЛИ КВАРТИРЫ БЛИЗКОМУ РОДСТВЕННИКУобразец, форма, бланк, шаблон, пример 2019 год ДОГОВОР дарения доли квартиры Россия, город Ростов-на-Дону, восьмое апреля две тысячи девятнадцатого года Мы, нижеподписавшиеся: гражданин […]
    Требования к вордовскому документу